Cuenta de gastos del trabajo: guía para aprovecharla al máximo

Consejos para utilizar responsablemente la cuenta de gastos que te dieron en tu trabajo, y gozar de todos sus beneficios



Son muchas las ventajas que te proporciona un buen empleo. Más allá del cheque y del prestigio, hay muchos otros beneficios complementarios: la posibilidad de conectarte, viajar a lugares exóticos, e incluso la posibilidad de jugar al golf con el jefe.

Algunas de estas ventajas, sin embargo, pueden compararse a una cuenta de gastos generosa. Desde cargar a la empresa los libros que compras para mejorar tus aptitudes profesionales hasta las comidas con los clientes, se hace sencillo ahorrar dinero es tu vida cuando tu empresa paga la mayor parte de las cosas.

No obstante, siempre es bueno tener algo de juicio con los gastos, o tu vida de glamour y felicidad podría derrumbarse ni bien alguien se decida a revisar tus tickets y facturas.

A continuación, lo que puedes y lo que no puedes hacer con tu cuenta de gastos para seguir gozando de los beneficios indefinidamente…

Guarda registro de tus gastos

Cada vez que recibas un documento financiero, guárdalo en tu billetera. Ya sé, son muchos recibos, tickets y facturas que guardar, pero pueden ahorrarte un dolor de cabeza cuando regreses a la oficina y debas completar tu reporte.

Tener el respaldo de todos los documentos es siempre bueno, sobre todo si la empresa decide pedírtelos, pero incluso cuando no lo haga.

En este último caso, preserva la documentación en casa, en un lugar seguro, en caso de que algún inconveniente o solicitud surja juego. Si no quieres el papel, considera escanear los documentos.

No redondees (para arriba)


Si tu almuerzo costó $38, el gasto ha sido $38. Decir que fue $40 es fraude, es robo, no más ni menos. Desde luego, esto hablará muy mal de tu integridad y, lo peor de todo, es una causa de posible despido.

¿Si le mientes a la empresa por $2 de gastos, sobre qué otras cosas podrías mentirles? Esto es lo que tu empleador va a pensar, y es esta la causa por la que debes reportar el monto exacto del gasto realizado.

No pases por alto los pequeños gastos

Si tomaste un café por la mañana, pasa el gasto. Nadie espera que vayas a sufrir, de modo que si bebiste un café como desayuno por la mañana, no hay nada de malo en ello.

Tu empresa cubrirá cualquier gasto razonable que realices en el transcurso de tus actividades. Tal vez parezca una tarea tediosa, pero estos pequeños gastos tienen la capacidad de acumularse, y en consecuencia deberían formar parte de tu reporte.

Resiste la tentación de tirar a la basura el recibo de las medialunas de la mañana; sólo te tomará algunos segundos guardar el ticket, y el hecho de no hacerlo sería como dejar tu dinero sobre la mesa.

Conoce la política de gastos de la empresa

Antes de usar tu cuenta de gastos por primera vez, necesitas conocer la política de tu empresa sobre los gastos. Las empresas pueden tener diversas perspectivas en este punto, y en consecuencia un gasto válido para una compañía puede no serlo para otra.

Por este motivo, deberás preocuparte por conocer la política de la empresa y preguntar a uno o dos compañeros de confianza si existen reglas “implícitas” que debieras conocer. Sigue los mismos procedimientos si vas a realizar un viaje de negocios por primera vez.

Las políticas de viaje también difieren entre las distintas organizaciones, y siempre es bueno saber cuánto puedes gastar para el almuerzo, en entretenimiento para los clientes, y en cualquier otra cosa.

Paga con tarjeta de crédito

La protección contra fraude te será de ayuda si estás de viaje, especialmente fuera del país. Asimismo, ese margen de 30 días te da tiempo para obtener el reembolso por parte de tu empleador, de modo que no estarás poniendo plata de tu bolsillo.

Si no tienes una tarjeta de la empresa y usas tu tarjeta de crédito personal, asegúrate que sea una que haga descuentos, reembolsos, y si es posible que otorgue millas.

Esto te servirá para mejorar tu crédito al tiempo que ganas puntos para un vuelo gratuito. Piensa en algún sitio con arenas blancas y aguas cristalinas…

Sé honesto

No tienes por qué temer a la cuenta de gastos. Sobre todo si sigues las sencillas reglas listadas anteriormente, tus gastos no deberían traerte ningún dolor de cabeza. Sólo procura ser prolijo con tus números y conservar la documentación de cualquier gasto.

Tener una cuenta de gastos puede cubrir los requerimientos mínimos para desempeñarte en tu jornada laboral al tiempo que te ofrece algunos beneficios extraordinarios, como esos asientos en platea baja en el estadio de Boca Juniors junto a tus clientes del extranjero.

Sé honesto y asegúrate de tener una razón comercial/profesional válida cada vez que uses la cuenta. Aparte de esto, sólo se trata de encontrar los mejores lugares para comer cerca del hotel.