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Cómo organizar tus reuniones y tareas con Google Calendar

¿Buscaban una agenda y calendario online para tener todo sincronizado en un lugar? Google nos ofrece uno de sus mejores servicios para todos nosotros: Google Calendar



Si nuestra agenda de papel se ha vuelto un desorden o nuestras labores nos llevan de un lado para otro, sin tiempo que perder, y no podemos cargar nuestra computadora de un lugar a otro, la solución para nuestros problemas puede ser un calendario y agenda online.

Una alternativa que podremos consultar desde cualquier lugar, por medio de un dispositivo que pueda conectarse a Internet, sea una PC, una tablet o un móvil.

Lanzado en el año 2006, Calendar es uno de los servicios más interesantes y útiles que ofrece Google para poder organizarnos. Con una interfaz web de muy buena calidad visual y excelente usabilidad, nos ofrece todo lo que necesitamos para organizarnos de una manera muy simple.

Todo lo que necesitaremos es una conexión a Internet y un equipo con un navegador moderno. No es necesario instalar programas adicionales para que Google Calendar funcione correctamente en nuestro sistema.

Entre sus ventajas se destaca la posibilidad de compartir calendarios entre diferentes usuarios, sincronizarse con los principales programas de agenda y correo electrónico, opciones de búsqueda, impresión y mucho más.

En esta nota recorreremos las características de esta herramienta que nos será de gran utilidad para nuestra vida diaria.

Comenzar con Google Calendar

Para empezar a utilizar Google Calendar, debemos tener una cuenta de Google, por ejemplo, la que utilizamos para nuestro correo electrónico de Gmail u otro servicio de Google. De lo contrario nos deberemos registrar para poder acceder.

En cualquiera de los casos, tendremos que ingresar en: https://www.google.com/calendar. Si tenemos una cuenta de Google indicamos nuestra dirección de Gmail y contraseña, de lo contrario, pulsamos sobre el botón “Crear una cuenta” y llenamos los datos que nos solicita el servicio para obtener nuestro usuario.

Una vez que nos autenticamos en Google Calendar, lo primero que veremos es una pantalla que nos mostrará un calendario, posicionado en la semana actual.



Desde allí mismo, si lo deseamos, podremos cambiar la vista a: Dia, Mes, 4 días o Agenda.



Para crear un nuevo Evento o Tarea, nos posicionamos sobre el día que deseemos aplicarlo y hacemos clic con el botón principal del mouse.

En ese momento se desplegará un cuadro que nos permitirá escribir los detalles del Evento o Tarea. Si lo que decidimos es crear una Tarea, simplemente deberemos ponerle un título y podremos escribir una nota relacionada con algún recordatorio o detalle adicional. Debemos presionar el botón “Crear tarea” para confirmar la creación.

Si deseamos ver las tareas creadas, sobre el panel de la izquierda, hacemos clic sobre “Mis calendarios”. Allí pulsamos en “Tareas” para que se desplieguen a la derecha del calendario.



Si pulsamos sobre la tarea podremos ver los detalles. Si hacemos clic sobre el checkbox (que está junto a la tarea) podremos marcarla como cumplida.

Para crear un Evento debemos hacer clic sobre el día en el cual deseamos vincularlo. En la ventana que se despliega continuación, debemos asegurarnos que esté seleccionada la opción Evento.

Podremos recurrir a una creación rápida indicando solamente el título del evento, sin embargo, es recomendable pulsar sobre “Editar detalles del evento >>” para poder especificar información adicional.

Al ingresar en esta opción, además de modificar el título y la fecha, también podremos indicar el horario, el lugar, el calendario asociado y el color.

Desde ese mismo lugar también podremos establecer si recibiremos recordatorios con ventanas emergentes o mediante correo electrónico (estableciendo además la frecuencia). Otra opción que se podrá indicar es la privacidad (predeterminado, público o privado) y, por otro lado, la posibilidad de añadir invitados (especificando su dirección de correo electrónico).

Vale mencionar que los invitados podrán dejar comentarios que serán visibles por quienes nosotros indiquemos al compartir y hacer pública cierta información.

Más ventajas de Google Calendar

Una de las principales ventajas de Google Calendar es su simplicidad, ofreciendo a todo tipo de usuario la posibilidad de organizar sus eventos y tareas con gran facilidad.

Con nuestra computadora, es posible controlarlo mediante el mouse o con atajos de teclado. Desde nuestro móvil, podremos utilizar la interfaz que nos ofrece el dispositivo, trabajando desde el navegador o desde alguna aplicación, disponible para diversas plataformas.

Para completar, si necesitamos sincronizar nuestros servicios y apps de Google con nuestro móvil, nos será de gran utilidad Google Sync. Podremos leer más sobre esta funcionalidad en: http://www.google.com/mobile/sync/.



También es importante mencionar que Google Calendar puede importar datos de otros sistemas y herramientas, tales como Yahoo! Calendar y Microsoft Outlook, entre otros.

Si deseamos saber aún más sobre Google Calendar, podremos realizar la visita guiada interactiva desarrollada por Google en la dirección: http://www.google.com/googlecalendar/tour.html.




 

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La Redacción

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