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Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

La empresa actual nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés. ¿Cómo mejorar la situación?



Podremos mejorar esto
con mayor
eficiencia en la
organización del trabajo,
organizando la documentación mediante carpetas.


¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas
a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades!


Si por el contrario perteneces
al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más
eficiente.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez”


Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde
entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar.

Recoge la
documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las
hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala
en una esquina de tu mesa.


Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y
ponte con ella “a piñón”.

Claro que si estás trabajando con documentos de
Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que
estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o
documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y
salvarlo dentro de la carpeta, y crear una nueva para la siguiente
tarea. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.


La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema


Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de
documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que
ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber
priorizar.


Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:


  1. Qué tareas son más importantes

  2. Qué tareas son más urgentes

  3. Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes,
    ya sea el cliente o tu propia empresa


Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada


Así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas, y
decidido por donde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar
la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que
surjan a primera hora.


Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte”
entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades
confusas por no usar carpetas.


Te recomiendo seguir estos consejos sobre tu documentación; son los que
yo aplico para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor
eficiencia en la organización del trabajo, con los que he
conseguido tener mejores resultados.

Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas
para organizar bien tus tareas.


“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti
[email protected] como alguien [email protected]” JOYCE BROTHERS


Por

Marta Morón
www.mujerlider.es


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