Una de las tareas de
los organizadores de eventos es tratar de que los inconvenientes a la hora de
realización sean mínimos y, en un punto, se tornen “invisibles” para cliente e
invitados.
Si bien esto se logra
con mucha concentración, profesionalismo y, sobre todo, experiencia en el mundo
de los eventos, es importante tener siempre en vista los problemas más comunes
que suelen presentarse durante un encuentro corporativo, para poder así
anticiparnos y evitarnos un dolor de cabeza.
Sin necesidad de ser
expertos podemos tener una guía como para asesorarnos con los 10 errores que
pueden empañar nuestro evento:
1) Que el
disertante o artista no llegue al horario pactado.
2) Que el sonido,
generalmente el micrófono, funcione mal.
3) No respetar la
agenda del evento. Por ende, pasar de largo un coffee break o intervalo.
4) Que no funcione
el aire acondicionado frío/calor y el clima no sea el adecuado.
5) Que se corte la
luz y no tengamos contratado el grupo electrógeno.
6) Que no se haya
previsto el tiempo correcto de armado/montaje.
7) Que no alcancen
las sillas y queden invitados parados durante todo el evento. O que sobren,
generando un aspecto de vacío en el salón.
8) Falta de
información o datos erróneos en la ubicación del predio y/o salón.
9) Falta de ART
y/o seguros de accidentes personales en alguno de los proveedores, lo que
limitará el acceso del mismo. Esto devendrá, indefectiblemente, en demoras en el
armado.
10) Que el staff de
la organización no esté vestido acorde al evento o bien los proveedores no
respeten el código de vestimenta.
Con esta lista en
mente, ya podemos poner manos a la obra en preproducción, revisando al detalle
el salón y sus implementos, confirmando cantidad de invitados y cerciorándonos
de que toda la información difundida sea la correcta y haya llegado a destino.
Asesoró: Org Yanela Biancardi