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Oficina sin Papeles, una realidad cercana

La empresa y posibilidad de automatizar los procesos, disminuyendo la utilización de formularios y documentos impresos...

La oficina sin papeles

Hemos crecido en una cultura en la que nos han inculcado la costumbre de guardar todos los papeles por si acaso.

Esto ha hecho que cada uno de nosotros mantenga un archivo particular con todos los comprobantes que nos envían las empresas proveedoras de Servicios, los Organismos oficiales para el pago de impuestos, y los que recibimos cuando compramos un bien (Factura, Remito, Garantía Escrita).

En muchos casos lo hacemos porque nos lo indican para constatar la operación de compra, dar validez a la Garantía de los productos que compramos y en otros por si debemos confirmar que abonamos cierto servicio o impuesto.

Además, ¿a nadie le ha ocurrido que le reclamen la cancelación de un servicio o impuesto ya pago, con la correspondiente amenaza de corte o citación judicial? y ¿qué es lo que nos piden?.

Que nos presentemos personalmente con el comprobante de pago (cola de por medio) o se lo enviemos por Fax.

Ahora bien, ¿tiene sentido hacerlo cuando la mayoría de las cancelaciones se efectúan por Bancos (débito automático, transferencia bancaria, pagos en ventanilla o cajeros automáticos) o empresas habilitadas para esos menesteres?

¿Tienen idea del costo que representa emitir y distribuir semejante volumen de documentación?

En lo que a mi respecta creo que no tiene ningún sentido, ya que la tecnología informática está más que preparada para evitar semejante despilfarro, y aunque muchos defiendan esta cultura escudándose por un lado en que así evitan la evasión impositiva (una gran falacia, ya que vía los Bancos se pueden realizar los controles necesarios), y por otro en que la población no está capacitada para desenvolverse con la tecnología informática (a Febrero del 2005, en Argentina, 5.600.000 personas se conectan habitualmente a Internet – 14,9 % de la población -, número más que suficiente y en sostenido crecimiento, para por lo menos repensar la cosa).

Ahora, si llevamos esta cultura a las Empresas, además de la que estamos obligados a guardar por la reglamentación vigente (que en realidad, en muchos casos son solo un mito cultural) cada empleado intenta mantener un archivo particular por si le vienen a reclamar de otro sector. Es así, como aparece el arma mortal número uno: la Fotocopiadora.

Se estima que cada legajo de documentación se encuentra duplicado, triplicado o cuadruplicado, distribuido en distintos sectores de la organización.

Y acá, nuevamente, llamamos a la reflexión: ¿cuánto espacio físico es necesario para albergar semejante cantidad de documentación? y ¿cuál es su costo?.

En una charla escuché que los arquitectos calculan, para un edificio de oficinas, que el 12 % de espacio físico es destinado para archivo, no así en los edificios judiciales donde este porcentaje es superado ampliamente.

Las Instituciones de Salud, seguramente superan dicho porcentaje teniendo en cuenta que a la documentación administrativa se le suma la de las atenciones médicas (Historia Clínica Internado y Ambulantes, Informes Diagnósticos y Terapéuticos, etc.)

Estimado lector, no se dónde está ubicada la empresa para la que trabaja, pero averigüen cuanto está el m2 en zonas como Puerto Madero o el Microcentro, y así se darán cuenta el impresionante costo de estructura que esas empresas se pueden ahorrar.

Despapelizar (total o parcialmente) un circuito administrativo implica migrar los documentos que se emplean, a medios de almacenamiento distinto del papel. Esto será posible, en mayor o menor medida, en función de los requisitos que se imponga a los documentos utilizados.

La técnica de digitalizar un circuito (despapelizar) permite:

·         Hacer mucho más eficiente la gestión. 

·         Lograr mayor eficacia. 

·         Disminuir los costos. 

Es necesario para ello, respetar las siguientes características de los documentos:

·         Identificación del Autor del documento. 

·         Integridad de la información contenida: un documento digital se ha mantenido integro, si su contenido no ha sido alterado con posterioridad  al instante en que su autor lo emitió. 

·         No repudio: característica por la cual su autor no puede negar posteriormente el haberlo producido. 

La tecnología de la Firma Digital, permite conferir característica de no repudiabilidad al documento digital, identificando inequívocamente al autor y verificando que su contenido no ha sido alterado.

Otra herramienta de software que nos permitiría automatizar los procesos es el Workflow, el cual, mediante la administración de listas de tareas acorde a la funcionalidad de cada usuario y el tiempo esperado que cada tarea demande, disminuiría los tiempos de tratamiento de la información. Nos ofrece, además, la facilidad de modelar y gestionar los procesos.

Por último, cabe mencionar la disponibilidad tecnológica de Digitalizar los Documentos físicos, lo cual termina por cerrar un circuito virtuoso, elevando los niveles de eficacia y eficiencia a su máxima expresión, redundando en una mejor calidad de atención y servicio.

Aplicabilidad de la firma digital

La tecnología permite transformar al tiempo y la distancia en obstáculos fácilmente superables.

Cualquier transacción comercial, cualquier acuerdo legal, cualquier interacción formal, pueden concretarse instantáneamente mediante la firma digital.

Vamos a un ejemplo concreto en el ámbito de la Salud:

Por cada práctica médica que se realiza en los Centros de Servicio, el médico o técnico especialista  realiza un Informe escrito del mismo el cual debe llevar su firma. 

El destinatario de dicho informe es el Médico que lo solicitó, y una copia del mismo va para el financiador (Prepaga, Obra Social). También, en muchos lugares guardan otra copia por resguardo.

Hasta ahora contabilizamos 3 documentos por cada estudio realizado, que encima requieren de una infraestructura de distribución hacia los distintos destinatarios (horas hombre, tinta, papel, impresoras, correo, etc., etc.). Tener en cuenta la cantidad de estudios que se realizan por día, mes, año ...

Administrativamente, hay un costo que generalmente no se tiene en cuenta y es el ocasionado por el extravío de la documentación cuando el destinatario de la documentación es el Financiador. En éste caso se genera lo que en la jerga de los administradores de salud  se denomina DEBITO, y que en muchas ocasiones detiene o posterga parcial o totalmente el circuito financiero de pago a los prestadores.

Ahora bien si todo este circuito estuviera informatizado y firmado electrónicamente, el 99 % de los problemas desaparecerían, los costos de estructura bajarían drásticamente, a pesar de la inversión tecnológica, y sin lugar a duda, si el resultado del estudio se incorporara inmediatamente a la Historia Clínica Computarizada, ayudaría a mejorar la calidad de atención al paciente. Ni que hablar si se anexara algún sistema de alarma ante la posibilidad que corra peligro la vida del paciente.  

Todo lo expresado es factible de hacer, sólo hay que poner manos a la obra. 


Cómo este, hay muchísimos ejemplos que podría dar, pero es muy importante destacar que la Tecnología no debe ser usada solamente para automatizar los procesos:

Debe ser utilizada para cambiar fundamentalmente la  forma en que las  instituciones desarrollan sus procesos (INGENIERÍA DE PROCESOS).

El adecuado establecimiento de procesos mejorados ó transformación radical de los procesos, debe hacerse rompiendo paradigmas de espacio y tiempo con ayuda de lo último en tecnología y el apoyo de Internet.

Por ello a la hora de pensar en formularios para recabar información (input), la misma información se pueda recabar por formularios electrónicos o mails, desde accesos a Internet para que el usuario los pueda completar desde cualquier PC disponible (desde el hogar, un locutorio, o desde cualquier puesto disponible de la Empresa).

Y cuando haya que pensar en devolver la información procesada (output), la misma pueda quedar alojada, como dato de una Base de Datos o como documento (.doc, .xls, .pdf, .jpg, etc.), en algún hosting accesible al receptor, y el mismo ser alertado vía mail.

Soluciones que automaticen la gestión documental ayudan a las organizaciones a:

Ø      Mejorar el flujo del trabajo

Ø      Acelerar la prestación de servicios

Ø      Mejora la calidad

Ø      Mejora la productividad

Ø      Mejora la competitividad

 En Argentina, los procesos de Despapelización están amparados por la Ley 25.506 del año 2001 y su Decreto Reglamentario 2.628 del año 2002, que en resumen destacan:

§         Que la sanción de la Ley N° 25.506 de firma digital representa un avance significativo para la inserción, de nuestro país en la sociedad de la información y en la economía digital, …

§         Que con la sanción de la citada Ley N° 25.506, de firma digital se reconoce el empleo de la firma digital y de la firma electrónica y su eficacia jurídica en las condiciones que la misma ley establece.

§         Que asimismo, la sanción de la Ley N° 25.506 otorga un decisivo impulso para la progresiva despapelización del Estado, contribuyendo a mejorar su gestión, facilitar el acceso de la comunidad a la información pública y posibilitar la realización de trámites por Internet en forma segura.


Por
Lic. Jorge A. Guerra
Consultor Organizacional
Director de la Publicación Electrónica Management en Salud
www.managementensalud.com.ar
www.jorgeguerra.com.ar

 

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