El arte de responder el teléfono en el trabajo

Responder el teléfono en una empresa requiere de una gran predisposición y profesionalismo, pues usted es en ese momento la voz de la empresa. Y, además, este puede ser el primer contacto con un potencial cliente…

El teléfono es el primer medio por el que un potencial cliente podría introducirse en nuestra empresa, por lo que si se quiere captarlo y mantenerlo, será clave que el teléfono sea respondido de una forma clara, concisa, y agradable, por supuesto hablando siempre muy claramente.

En este sentido, también debería recordar que una buena voz telefónica debe ser siempre cálida y afectuosa, pero a la vez directa y profesional.  

Además, para dar una imagen de mayor profesionalismo, sería muy apropiado que utilice un saludo predefinido por la compañía. Si no le señalan ninguno, simplemente indique el nombre de la empresa.

Por supuesto, en todo momento sea muy cortés y diligente, otorgando a la persona que llama su completa atención. Recuerde que, en ese momento, usted es el representante de la compañía.

Intente ser tan útil como le sea posible, incluso si no conoce en profundidad el tema del que le estén hablando o no es exactamente su trabajo contestar el teléfono. Para el caso que no pueda evacuar completamente una duda, trate de transferir la llamada a alguien que puede ayudar con esa determinada consulta.

Si debe mantener a la persona en espera, pídale primero su permiso para hacerlo, con preguntas tales como “¿le importaría si lo pongo en espera un minuto?”. Y por supuesto, jamás se olvide si tiene una persona en espera. En este caso, pregúnteles constantemente si desean continuar esperando, o prefieren volver a llamar o dejar un mensaje.

Para esto, también le sería muy útil aprender muy bien cómo utilizar todas las propiedades y funciones del teléfono en particular que usted atiende.

Si le dejan mensajes, sea claro al escribirlos y guárdelos de forma ordenada.

Por último, nunca olvide dar las gracias a la persona que ha llamado.
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