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Ceremonial y protocolo de negocios en Asia

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¿Piensas viajar y hacer negocios con países asiáticos? Será mejor que primero leas nuestra guía de ceremonial y protocolo de negocios en Asia…

En este mundo agitado, nunca sabes cuando tu
día podría incluir una videoconferencia con Taipei y Tokio, el intercambio de
e-mails con Bangkok y Beijing, y el envío de correspondencia comercial con
Filipinas y Japón. A la hora de manejar los negocios con tus clientes del Lejano  Oriente, necesitarás evitar esos errores comunes y casi naturales que con
frecuencia surgen con los intercambios entre culturas diferentes.

Aparte del sentido común de usar tus buenos
modales, poner en práctica los siguientes tips específicos del protocolo de
negocios asiático será un paso acertado en dirección al éxito profesional.

¿Cómo causar una buena
impresión?

· Dirígete a las personas en forma correcta

Nunca asumas
que puedes usar la informalidad de dirigirte a las personas por su primer nombre
hasta que se te indique que puedes hacerlo. En cambio, apégate el título formal
de “Señor” o “Señora”.

En Japón, es habitual decir “Señor” y agregar “san” al
apellido de tu cliente a modo de título de honor, pero no lo uses al referirte a
uno de tus propios colegas o un miembro de tu familia, ya que esto es visto como
elevarlos a un nivel inapropiado.

En Tailandia,
utiliza la palabra “Khun” en lugar de “Señor”. Los apellidos chinos son la
primera palabra en lo que es generalmente, una serie de tres nombres. Si tienes
dudas, pregunta.

Los birmanos usan su nombre entero y será respetuoso de tu
parte hacer lo mismo. Resiste cualquier tentación de abreviar los nombres o lo
que es mucho peor, crear apodos.

Presenta tu
tarjeta de negocios

Usa ambas
manos al ofrecer tu tarjeta de negocios a un cliente de Asia, y haz lo mismo al
recibir las que te entreguen.

Tómate un momento o dos para examinar la tarjeta,
reconocerla, y luego ubícala en la mesa frente a ti o en un tarjetero comercial.
Nunca vayas a colocar la tarjeta en el bolsillo trasero del pantalón ni escribas
sobre ella —al hacerlo, podrías ofender seriamente a tu cliente—.

Si estás
negociando en gran cantidad con un país en particular, considera imprimir tu
tarjeta de presentación en dos idiomas: tu idioma de origen y el del país con el
cual haces negocios.

· Sé puntual

Estar siempre
a tiempo en tus reuniones y entrevistas es una muestra de respeto. Dado que el
ritmo de los negocios es diferente en Asia, otorga a cada entrevista una gran
cantidad de tiempo y procura dejar un lapso largo entre una y otra.

En India y
especialmente en las Filipinas, intenta no cargar tu agenda en exceso. Las
demoras son frecuentes en estos lugares, pero, en cualquier caso, lo peor que
puedes hacer es agravarlas.

· Apretón de manos y reverencia

El apretón de
manos es una costumbre occidental que es muy común a la hora de hacer negocios
en Asia.

En consecuencia, cuando alguien te extienda su mano, apriétala
inmediatamente —no demasiado firme, no por mucho tiempo, y sin sacudir
demasiado—.

Recuerda que las mujeres musulmanas no pueden darse la mano con
hombres. En Japón, asiente con la cabeza respetuosamente mientras se suceda el
apretón de manos, pero no realices reverencia alguna a no ser que alguien te
haya instruido al respecto específicamente. La gente en Filipinas es
especialmente sociable y abierta en cuanto a los apretones de manos.

· Modera tus gestos

Nunca hables
con las manos en los bolsillos. La señal de “OK”, tan típica en occidente,
significa “dinero” en Japón. Nunca señales con el dedo en Camboya —ni en ninguna
otra parte, por las dudas—.

Cuando tengas dudas, evita completamente la
gesticulación. Y a la hora de pasar cosas u objetos, nunca lo hagas con la mano
izquierda, ya que se la considera sucia en muchas culturas.

· Cuida el lenguaje corporal

Los Budistas
consideran ofensivos a los pies, así que cuida la posición de los mismos al
cruzar las piernas. En este sentido, procura que tus pies no queden apuntando a
alguien en forma prominente.

Por otra parte, nunca toques la cabeza de una
persona tailandesa, camboyana, o vietnamita —ni siquiera vayas a tocarle el pelo
de un niño pequeño—, ya que se lo considera una grandísima falta de respeto.

· Comunicación escrita

Elimina la
jerga y la informalidad excesiva en el correo electrónico. Relee tus mensajes y
cartas antes de enviarlas para asegurarte que el mensaje y el tono sean claros.

En Asia, los estilos de correspondencia son diferentes a los nuestros. Las
cartas largas son vistas con buenos ojos. Luego de cualquier reunión o
entrevista, envía una carta agradeciendo a la persona y confirmando los puntos
discutidos y las decisiones tomadas.

Vístete en forma
adecuada

· Adáptate

Lo importante
aquí será evitar un insulto sin intensión. En consecuencia, vístete con tu traje
de negocios para todas las reuniones y conferencias. Asimismo, mantente atento
al clima.

En India y en las Filipinas, el clima es muy caluroso, así que
asegúrate de llevar algún traje liviano. A la hora de asistir a eventos
sociales, consulta sobre el atuendo adecuado.

Puede que los jeans no sean una
opción aceptable si el código de vestimenta es casual. Reconoce y honra las
prácticas locales, y todos se sentirán contentos contigo.

· Sácate los zapatos

En lo
referente a ceremonial y protocolo de negocios en Asia, en muchos países de este
continente, este punto es importantísimo
.

Es de
esperarse que te quites los zapatos antes de entrar a determinados edificios,
restaurantes, o habitaciones.

En consecuencia, es importante que antes de
comenzar tu viaje, compres nuevos soquetes y siempre lleves un par extra
contigo. No será bueno para tu reputación andar con calcetines manchados o
agujereados.

After-hours

· Cuando te digan que cantes, canta

Si te llevan a
un Karaoke en Japón, Taiwán o China, y te solicitan que cantes una canción, el
protocolo adecuado es hacer tu mejor esfuerzo vocal, incluso cuando sepas que
nunca nadie ha disfrutado del escucharte cantar.

Ten cuidado
con las premiaciones especiales. En una comida, será un honor que te conviden la
cabeza del pescado. Rehusarte podría ofender a tu anfitrión. Muéstrate amable,
acepta el tributo, y prueba el manjar. Cuando ya no estén todos observándote,
podrás hacer lo que quieras con el platillo.

· Beber en forma adecuada

Nunca ordenes
un trago en el almuerzo a no ser que todos los demás lo hagan. Para evitar
problemas, imita el comportamiento de tu anfitrión.

Los musulmanes no beben y,
en ciertos países, el licor no tiene espacio durante la jornada laboral. En
cuanto a los after hours, la historia es diferente.

Beber en
cantidad después del trabajo puede ser una forma rutinaria de aliviar el estrés
en lugares como Corea y Hong Kong, pero recuerda que debes limitar tu ingesta.

Seguramente no querrás que una borrachera en el lugar equivocado tenga un
impacto negativo sobre tu carrera y finalmente, en la cena, muéstrate bien
dispuesto si tu anfitrión te ofrece una tostada.

· El pago de la factura

En la mayoría
de los países, en un ámbito de negocios, quienquiera que haya hecho la
invitación oficiará de anfitrión y en consecuencia, se hará cargo de la factura.

Recuerda siempre agradecer al anfitrión por el restaurante elegido y nunca
asumas que tu esposa o novia ha sido incluida en la invitación.

Asegúrate de
mencionar con anterioridad a que te formulen la invitación que ella se encuentra
viajando contigo. Desde luego, no querrás que tus asociados o clientes se
sientan incomodados por su presencia inesperada.

· Ábrete a los nuevos sabores

A no ser que
tengas algunas alergias graves a ciertos alimentos, prueba la cocina local.
Pregunta a tu anfitrión acerca de recomendaciones y descripciones de los
alimentos.

Por otra parte, nunca dejes tus palillos sobresaliendo del bowl de
arroz. Ten en cuenta que es posible que se produzcan bendiciones de los
alimentos antes y después de las comidas, así que no te apresures en comer hasta
que estés seguro de que puedes hacerlo.

Sé considerado

· Nunca incomodes a los demás 

Es de gran
importancia que alcances a marcar una gran diferencia entre los conceptos de dar
respeto y faltar el respeto.

En este sentido, nunca hagas nada que pueda hacer
sentir vergüenza o desprecio a un asiático. Cuando sea absolutamente necesario
corregir a alguien, lo harás en privado, con discreción y buenos modales y asume
parte de la culpa ante los errores:

 “Lo siento, Tanaka-san, debo haberte
explicado mal las cosas. De todas formas aprecio tu dedicación, seguramente debí
haber incluido más información en mi reporte”.

Este abordaje
permite a la otra persona cambiar de actitud o reparar determinada acción y al
mismo tiempo mantener intacta su dignidad. Nunca te pongas en una situación
incómoda, y menos deberás hacerlo con tus clientes o asociados comerciales.

· Crea vínculos

En India,
establecer una

relación
es un requisito previo a cualquier encuentro o entrevista. En otras
partes de Asia, tu solicitud inicial para una entrevista deberá ser seguida de
una carta explicando en detalle las cuestiones a discutirse.

Para los chinos, la
red de trabajo (o guangxi) es de vital importancia. En todas partes de Asia,
construye una relación antes de intentar negociar un acuerdo comercial.

· Sé claro en tus solicitudes

Ya sea una
cuestión idiomática o un deseo sincero de ser respetuoso o complaciente, no
tardarás en descubrir que los asiáticos suelen ser muy literales.

En este
sentido, revisa que las especificaciones de tu producto sean muy claras para tus
compradores y para evitar confusiones innecesarias, asigna a una persona para
ofrecer directivas consistentes o aprobar cambios en los diseños.

Si tu contacto
habitual no estará disponible, no solicites encontrarte con “alguien en tu
nivel”, o podrías encontrarte con alguien que trabaja en el mismo piso pero que
no tiene el mismo nivel de conocimientos ni el poder necesario para asistirte.

· Expande tus conocimientos

Prepárate con
anticipación. No es común que te envíen a Asia en viaje de negocios sin avisarte
con algo de antelación, así que aprovecha este tiempo para estudiar un buen
libro guía.

Como regla general, los asiáticos aman y se enorgullecen al mostrar
sus países. Muestra interés, formula preguntas, y experimenta las posibilidades
de las nuevas culturas.

· Compra los regalos correctos

Realiza una
investigación anticipada para determinar qué tipo de regalo es apropiado —si es
que es adecuado llevar regalos—. Olvídate de cualquier cosa hecha de piel de
cerdo en los países musulmanes.

En China, evita hacer regalos que vengan en
conjuntos de cuatro (por ejemplo, un set de cosméticos con cuatro productos), ya
que este número representa la muerte en dicha cultura.

En Indonesia, es
inapropiado llevar un regalo en tu primera entrevista, mientras que la mayoría
de las compañías japonesas apreciarán un regalo que todos puedan apreciar en la
oficina, como ser una caja de chocolates.

· Pide disculpas cuando sea necesario (y
atinado)

Si existe la
posibilidad de haber ofendido a alguien, pide disculpas. No hacerlo dañará tu
profesión mucho más que el pedido de disculpas a tu ego.

Y recuerda: tu sentido
del humor no deberá ir más allá de los límites culturales. Deja las bromas en
casa si no quieres tener que disculparte por posibles ofensas.

· Ten tacto y diplomacia

Procura estar
siempre atento a los sentimientos de las otras personas, cualesquiera sean la
situación, el país, o la cultura. Nunca asumas que alguien no ha comprendido
algo y nunca, jamás, hables en voz alta para compensar la barrera lingüística.
El inglés puede ser su segundo idioma, pero ellos no están sordos.

Ser honesto no
tiene nada que ver con no tener tacto. Piensa antes de hablar si quieres evitar
situaciones incómodas. Nunca critiques y nunca discutas acerca del divorcio,
muerte, o política.

La letra chica

Es difícil marcar las diferencias culturales
sin perpetuar los estereotipos. Lo que acabas de leer es una guía pensada para
ayudarte a estar al tanto de las posibles variaciones que una persona occidental
puede encontrar al desplazarse hacia el este en un viaje de negocios.

Recuerda ser flexible en todo lo que hagas. Eres un visitante y debes
permanecer abierto a todas las nuevas experiencias de aprendizaje.

Busca sacar
esa luz de ventaja a tus competidores estando al tanto de las diferencias
culturales y mostrando respeto por tus clientes y asociados en todo momento.

Al desarrollar fuertes lazos profesionales con Asia y al mostrar una
mayor predisposición hacia los viajes laborales, conseguirás desarrollar tu
imagen y proyectar tu carrera.

Ahora que sabes de
ceremonial y

protocolo de negocios
en Asia, estas preparado para causar una buena
impresión en este continente.

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