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Control del uso de Internet en el trabajo

Cómo hacer para que una herramienta indispensable no se convierta en la mayor pérdida de tiempo. Acciones aconsejables y temas a tener en cuenta.

Casi todas las organizaciones gubernamentales y empresas están instalando accesos a Internet en sus redes. Muchos consideran que su uso debe ser regulado para que esta herramienta sirva para optimizar el trabajo y no como forma de entretenimiento para los empleados.

Pero ¿cómo aplicar un control sin convertir la herramienta en algo inútil?
 

Internet es una herramienta que permite la comunicación y la búsqueda de información desde la oficina donde se trabaja.
También sirve para tener contacto con colegas y personas fuera de la oficina, clientes, y personas interesadas en informarse.

Estos son los beneficios que resultan de tener acceso a Internet, pero existen circunstancias derivadas que deben tenerse en cuenta. La más preocupante es la posibilidad de que esta herramienta sea usada para acceder a páginas pornográficas, y que el contribuyente o la empresa sean los que estén pagando por esto.

Pocos saben que el acceso a Internet está monitoreado y que muchas de las personas que entran a una página pueden ser identificados por sus dueños. Si pensamos que la mayoría de los empleados, públicos o de empresas privadas, están identificados como tales, entenderemos que cuando están viendo pornografía muchos sabrán que el dinero de los contribuyentes o de la empresa no se destina adonde debería destinarse: primer foco de un escándalo público.

Dejando de lado las razones éticas, el acceso a Internet trae consigo una serie de responsabilidades.
Es recomendable la implementación de una política de uso (llamada AUP, por sus siglas en inglés que significan Acceptable Use  Policy). Aquí quedará plasmado cuál es el comportamiento adecuado para el uso de Internet. 

Otro punto que debe tomarse en cuenta es la cantidad de tiempo que es usado para navegar en Internet. En un caso estudiado, se ha llegado a tres horas de navegación improductiva.
Es decir, tres horas que pagaban los contribuyentes o la empresa para que un empleado se entretenga en lugar de trabajar. 
Algunos dirán que el empleador se convertirá en un policía que vigila el acceso a Internet y obliga a que las reglas se cumplan.
Otros, que el problema no se encuentra en el acceso sino en otra parte mucho más arraigada en la sociedad, y que un control del acceso no es la solución.
Supongamos que no existieran las páginas de pornografía, de todas formas esa cantidad de tiempo usada para navegar por Internet haría imposible cualquier nivel de eficacia en el trabajo. Ningún objetivo será cumplido, ninguna fecha de entrega será respetada.
En este caso lo que se juzga no está restringido sólo al uso de Internet, estamos hablando de las horas por día que se destinan a tareas improductivas. 

Supongamos que los objetivos son cumplidos, que todos los trabajos son entregados con puntualidad. Entonces, hay que preguntarse si esa persona que puede dedicar tanto tiempo de oficina a su propio entretenimiento tiene suficiente trabajo que hacer. 

Por otro lado, algo que debemos tener en cuenta es que Internet es un universo de información muchas veces desordenada. Es decir, puede encontrarse todo tipo de información con una búsqueda orientada pero, muchas veces, los mejores frutos se encuentran cuando se juega con Internet.
Entonces, aunque no es recomendable que los empleados pasen horas y horas navegando, tampoco se puede aplicar una restricción que disminuya los beneficios que trae esta herramienta.
Es difícil decir cuándo una persona está trabajando y cuándo sólo entreteniéndose. Cuantas más restricciones haya y más esfuerzo se aplique en implementarlas, mayores serán los recursos utilizados en una función de policía que tal vez ni siquiera es deseable.

Por ello, se debe implementar una política de uso pero depositar cierto grado de confianza en sus empleados a la hora de cumplirlas. 

El control y monitoreo puede traer mayores problemas que beneficios. El clima que se crea es hostil y las personas dejarán de usar Internet para realizar sus trabajos, y por razones justificadas. 

En el caso de accesos a páginas de pornografía, deben tomarse medidas más drásticas: monitoreo y sanciones disciplinarias. En todo caso, puede ser tratado como cualquier otro caso donde se encuentra que el nivel de productividad del empleado no es el que se esperaba.
Aún siendo así, puede asignársele más trabajo, ya que se habrá demostrado que dispone de muchas horas de ocio.
Muchas veces, el tiempo de uso de Internet es debido a que el empleado se aburre. Tal vez lee todos los periódicos a la espera de la siguiente tarea que le será asignada.  

En conclusión, debe intentarse implementar una política de acceso.
Tanto los empleados como los directivos deben entender el por qué de esta política, y debe ser respetada sin tener que llegar al extremo de monitoreos y restricciones.

Si usted cree que debe pagarse a los empleados en términos de productividad y no de tiempo pasado en la oficina, así es como debe enfrentar este problema.
A medida que avancemos en esta década, este problema se va a ocupar centro de las preocupaciones de una empresa u oficinas del estado.

Si está prevenido, y no trata de inventar soluciones a medida que este problema se va agravando, va a evitarse grandes inconvenientes. Sólo debe sujetar las riendas con fuerza antes de que la situación se encuentre fuera de control.

Además, le sugerimos inscribirse ahora en nuestros cursos gratis que le servirán para prevenir dos de los principales problemas legales a los que se enfrentan gerentes y managers (haga clic en el nombre del curso):

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