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La mayoría de
los viajeros de negocios novatos guardan ciertas precauciones de protocolo en
las salidas que realizan, mientras que la gran parte de los más experimentados,
suele creer que ya conoce todos los secretos respecto a las conductas públicas
que se deberían mantener, y por lo tanto no creen que sería necesario incorporar
más información.
Sin embargo, sea este su primer
o su milésimo viaje de negocios, siempre se debe estar consciente de la conducta
que se consideraría más apropiada durante la ausencia de la oficina.
Sucede que,
como representante de la compañía, es necesario conocer muy bien cómo
comportarse apropiadamente durante un viaje de negocios. Pero para entender
mejor todo esto, le brindamos las siguientes sugerencias:
Comportamiento en un viaje de negocios
En primer lugar, debería tener
presente, antes que nada, que el tiempo que permanezca en el viaje de negocios
no es un tiempo propio o libre, sino que de hecho ha sido delegado por su
empleador para una razón específica, por lo que no se lo debe utilizar para
cuestiones personales.
Asimismo, evite las actividades
recreativas durante su tiempo de ocio si las mismas podrían quitarle una
considerable cantidad de tiempo como para planificar sus negocios. Cierto es que
cuando se está en una ciudad nueva se tienen muchas ganas de conocer sus
principales puntos turísticos, pero si no se limita la diversión, muy
posiblemente no se esté bien predispuesto como para llevar adelante una tensa
reunión de negocios al día siguiente.
Sería muy importante también que
tenga en cuenta vestirse profesionalmente durante todo el viaje entero. Su traje
debe reflejar el hecho de que usted está en un viaje de negocios, más allá de
que se encuentre en el avión, en un campo de golf o en una sala de reuniones.
Asimismo, antes de partir,
empaque en un bolso de mano todos los artículos esenciales que deberá usar en
todo momento durante las citas, para evitar quedarse sin elementos para
manejarse para el cado de que la línea aérea pierda su equipaje. De hecho,
aparecer en una exposición de comercio o en una reunión con un cliente vestido
la ropa de ayer, sin dudas no le dará una impresión positiva…
Esté siempre preparado y sea
puntual. Cierto es que, normalmente, puede llegar a la oficina diez minutos
después del horario de entrada, y no tener ganas de hablar hasta después que su
primera taza de café, pero debe tener en cuenta que los clientes no tomarán muy
gratamente su decisión de llegar diez minutos tarde a una reunión importante, y
necesitar tiempo para repasar sus notas antes de comenzar a involucrarse.
También será muy importante que
en todo momento utilice un idioma apropiado de negocios. Aunque algunos viajes
de negocios pueden incluir situaciones más informales, como un almuerzo, cena, o
incluso un partido de golf, siempre se debe tener presente que, todavía, se está
representando a la compañía, y nada ni nadie deben sacarlo de su misión.
Protocolo durante
un viaje de negocios
Repase y practique los
principios de protocolos y modales en la mesa, y en las reuniones o negocios de
etiqueta antes de partir. Tomarse un poco de tiempo para esto le podría ayudar a
evitar una situación muy embarazosa y vergonzante durante su viaje.
Además, condúzcase siempre con
gracia pero también recato. Si no está del todo seguro de cuanto utilizar cada
uno de de estos términos, considere comprar un libro de negocios de etiqueta
para leer mientras está en el avión, y tener así una mayor idea de cómo podría
comportarse al bajar.
Tampoco olvide preguntar si
puede fumar antes de encender su cigarrillo, sobre todo por el hecho de que el
acto de fumar ha llegado a estar cada vez más prohibido en mucho países del
primer mundo, y lejos de ser una practica de socialización en los encuentros de
negocios, en los últimos años ha estado siendo mal visto. En especial, si su
compañero de negocio o cliente no fuman, será fundamental pedir permiso antes de
hacerlo.
Utilice una tarjeta telefónica
personal para hacer llamadas telefónicas de larga distancia de mucho tiempo,
mientras se encuentra lejos. De esta manera, podrá controlar mejor sus gastos ya
que no tendrá que re-embolsar a la compañía por estas cargas aparecidas en la
factura de hotel, cuyo costo suele ser mayor que el de muchas tarjetas.
Tenga también muy en cuenta que
viajar en países extranjeros puede ser complicado. Por eso, antes de partir,
asegúrese de comprar una guía turística o consultar a alguien que haya viajado
recientemente a su destino, para así saber más acerca de la idiosincrasia y
cuestiones legales de la ciudad o país en cuestión.
Por supuesto, permanezca bien lejos de la pornografía, el alcohol y cualquier
cosa que sea potencialmente inadecuado para su viaje de negocios. Si tiene ganas
de divertirse de esta forma, espere al regreso, pues en el caso contrario se
estará arriesgando a entrometerse en cualquier situación que podría tener como
resultado su detención y consecuente dificultad personal y laboral.
Por último, guarde todos los recibos de su viaje, para así poder determinar
fácilmente cuales fueron sus gastos cuando esté de regreso.
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