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Rentabilidad y Ventas

Cómo revisar los informes de gastos

Los gerentes están obligados a revisar y a aprobar los informes de gastos de sus empleados. Esta revisión es para asegurarse de que los gastos sean razonables, adecuados para un propósito comercial, y que estén debidamente justificados a fines contables. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso?


Este es el procedimiento para revisar un informe de gastos

1. Compruebe el formulario

Compruebe si el empleado la completó de forma correcta. A veces las compañías cambian los formularios, y si el empleado envía el formulario antiguo, el proceso se retrasará, lo que implicaría más trabajo para el empleado y para usted.

¿El empleado presentó un formulario de papel, pero la compañía ahora utiliza formularios informáticos?

2. Revise los datos de identificación


¿El empleado ha completado correctamente la información de identificación en la parte superior del formulario? Además de su propio nombre, ¿ha completado correctamente el nombre del departamento correspondiente?

Si alguno de esos datos es erróneo, o no ha sido completado, pídale a su empleado que lo arregle. De lo contrario, el proceso se retrasará.


3. Revise que todos los aspectos estén completados de forma correcta y completa

Verifique:

- la fecha del gasto
- la categoría del gasto (comidas, alojamiento, etc.),
- la descripción (como por ejemplo "una habitación en el hotel xx")
- el costo en la moneda adecuada (muchas empresas internacionales requieren que el costo sea anotado en la moneda en que fue pagado y luego sea convertido a la moneda nacional).

4. ¿Es razonable?


Compruebe que todos los artículos incluidos y el monto de cada uno sean razonables. Si el empleado gastó $100 para el desayuno, eso no es un gasto razonable y no debe ser reembolsado.

Su compañía probablemente tenga una política de reembolso de los viáticos. Utilice eso como su guía. Si la empresa no tiene una política definida, use su propio sentido común.

5. Compruebe los recibos



¿Están adjuntos los recibos de todos los gastos? La mayoría de las empresas tienen un gasto mínimo (por ejemplo, $25) por debajo del cual los recibos no son necesarios.

Asegúrese de que se adjunten los recibos de todos los gastos que superen este monto.

6. ¿Está firmado?

Asegúrese de que el empleado haya firmado el formulario en el lugar adecuado. Algunos formularios también requieren que el empleado agregue la fecha.

7. Fírmelo y envíelo


Firme el formulario en el lugar adecuado. Incluya la aclaración de su firma, incluso si el formulario no lo requiere.

A continuación, envíe el formulario y los recibos adjuntos a su superior para su aprobación, si es necesario o directamente al departamento de contabilidad para su pago.

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Roberto Mateoli Fuentes

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