Cómo responder un email en forma correcta

En forma particular, profesional, o participando en listas de correo y otras comunidades

Cuando nos dirigimos a alguien en forma personal, lejos de nosotros está hacerlo de cualquier modo, o responder cualquier cosa.

Pero, sorprendentemente (o no tanto), muchas veces solemos hacer por email lo que nunca haríamos en forma personal… pese a que la imagen que damos es la misma en ambos casos.

Consejos para no seguir cometiendo los mismos errores

Si está participando en una comunidad (como las listas de correo), o si está reenviando un mensaje de un tercero, NO se debe incluir, en la respuesta a un mensaje, los comentarios del anterior. Se ahorrará muchos malos momentos si tiene esta regla en consideración.

Elimine toda aquella parte innecesaria del mensaje anterior . Deje sólo lo suficiente para que el destinatario sepa a qué se le contesta; y conteste a eso: clara y concisamente.
Evite dar rodeos (vaya al grano) y las repeticiones. Si participa en una comunidad, sea amable y no se burle de la ignorancia de los demás.
Si siente que sus emociones pueden más que usted, responda en otro momento. Y no lo olvide: nunca diga por email nada que no se atrevería a decir personalmente.

En las listas de correo, NO se deber RESPONDER a un mensaje SIN CITAR el ASUNTO y QUIEN envió el mensaje. Si no incluye esto, posiblemente la gente no sepa de que habla (ya que muchas veces llega la respuesta antes que la pregunta).

Siempre escriba el motivo del mensaje en el Subject o Asunto. Uno de los criterios más para decidir si se leerá o no un mensaje es el Asunto; y  mucha gente directamente suprime aquellos mensajes que llevan vacío el campo del subject (asunto). Por otro lado, hay muchos administradores de listas de correo que directamente no aceptan los mensajes que tengan dicho campo en blanco.

Como orientación:

– Si pide o pregunta por algo … Subject> Req: Necesito saber …

– Si responde a algo … Subject> Re: Respuesta a x por …

No haga preguntas del tipo … ¿por qué nadie habla de tal cosa?

A la gente no suele gustarle que venga alguien preguntando por qué no se habla de tal o cual cosa, cuando acaban de terminar una discusión que quizá ha durado días, acerca de ese tema. Normalmente en cada grupo, existe un archivo de los mensajes anteriores, en la página web de la lista, así como una sección de FAQ (Frecuently Asked Questions), donde se explican las reglas de dicho grupo.

– No escriba el texto de su mensaje en el Asunto, dejando el cuerpo del mismo en blanco. Es la mejor manera de que nadie lo lea (y de que algunos se acuerden de usted, y no de la mejor manera).

No envíe líneas con más de 65 (70, como máximo) caracteres de longitud. Tenga en cuenta que muchos programas de correo electrónico cortan las líneas más largas, resultando el texto enviado, un intríngulis ilegible.
Otros programas de correo, por su parte, “olvidan” insertar los saltos de línea, resultando en un texto inmensamente grande, que nadie leerá completo. Para evitarlo, utilice la tecla Enter para cambiar de renglón una vez que llega al máximo de caracteres recomendados (de ese modo, “obligará” al programa de correo del destinatario a insertar un salto de línea).

Utilice los smileys para abreviar. Estas caras simbolizan expresiones y estados de ánimo mejor que cualquier frase. Además, se agradece una pequeña nota de “color”.

LOS MENSAJES EN MAYÚSCULAS SON MÁS CANSADORES QUE LOS QUE UTILIZAN CORRECTAMENTE, MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS. Además, equivalen a GRITAR !!

– TamPOcO eS cÓModO LeEr lOs meNsAjES dE eStE tIPo.

– Escriba el mensaje correctamente. Su futuro laboral no depende de ello (aunque a veces sí), pero aun así, escriba con claridad. Haga notar los puntos y aparte. Utilice los signos de admiración e interrogación (pero recuerde no poner punto después de una admiración o interrogación de cierre, pues es incorrecto gramaticalmente, y queda mal).

ASEGÚRESE del destino de sus cartas. Verifique los campos To:, Cc: y Bcc: (o CCO:)

– No exprese deseos que no desea ver cumplidos. Por ejemplo: “Ese programa es muy caro, pero me gustaría tener uno”.

– Utilice los modos POTENCIAL y SUBJUNTIVO para realizar peticiones: no sea tan directo. Por ejemplo:

Por favor, sería tan amable de decirme como se hace …
Me gustaría que, por favor, me indicara como …
Quisiera preguntarle si sabe usted como ….
Podría, por favor,…

Sobre todo cuando escribimos a alguien que no conocemos.

– No todo el mundo puede distinguir la ironía de la burla. Además, hay a quien incluso la menor ironía le irrita. Tenga cuidado.

Cómo citar (quote) en forma correcta


Los quotes (citas) son fragmentos del mensaje al que se está respondiendo, que se incluyen en la respuesta a modo de referencia, para que el destinatario sepa de qué le estamos hablando.

Generalmente, los quotes se distinguen del resto del mensaje, porque las líneas quoteadas están encabezadas por el carácter ” >” o el “:“, y a veces las iniciales de la persona que escribió el texto quoteado (esto puede no suceder).
Por ejemplo:
DH
> "Esta línea es un quote."

1- Se deben quotear aquellas partes del mensaje necesarias para que el destinatario comprenda a que nos referimos, y omitiendo toda información superflua (firmas, fecha, comentarios).

Piense que un mensaje de respuesta sin quotes, puede ser totalmente incomprensible para el destinatario, especialmente si uno recibe mucha correspondencia.
Hágalo aunque se trate una respuesta a un intercambio anterior con la persona a la que le está escribiendo, pues no necesariamente recordará de qué se trataba (sobre todo si es una persona que recibe mucha correspondencia).

2- No se deben quotear:
a) Saludos en el inicio o al final de los mensajes.
b) Las cabeceras automáticas (FROM, TO, etc.), la fecha del mensaje, la información de ruteo.
c)
Firmas
d) Nada que no sea directamente relevante al texto de la respuesta.
e) No reproduzca un mensaje completo sólo para agregar “Estoy de acuerdo”. Esto genera una gran cantidad de tráfico sin sentido. En un caso así se pueden dejar las primeras y últimas líneas dejando claro el sentido e indicando con puntos suspensivos que había mas en el medio.
Por ejemplo:
Respetar a los demás es respetarnos a nosotros mismos
> ...
> y ayudar a la correcta convivencia entre las personas.


Yo pienso lo mismo”.

3- Como se ve en el ejemplo anterior, se debe dejar al menos un espacio de una línea en blanco, entre los párrafos citados y las respuestas, para poder leer claramente el mensaje. Si todo está muy junto la lectura, y por lo tanto la comprensión del mensaje, puede ser dificultosa.
Siempre haciendo un uso racional de los espacios, para que la lectura del mensaje sea lo más clara posible.

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