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Cómo responder un email en forma correcta

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En forma particular, profesional, o participando en listas de correo y otras comunidades

Cuando nos
dirigimos a alguien en forma personal, lejos de nosotros está hacerlo de
cualquier modo, o responder cualquier cosa.

Pero, sorprendentemente (o no tanto), muchas veces solemos hacer por email lo
que nunca haríamos en forma personal… pese a que la imagen que damos es la
misma en ambos casos.

Consejos para no seguir cometiendo los mismos errores

Si
está participando en una comunidad (como las listas de correo), o si está
reenviando un mensaje de un tercero, NO se debe incluir, en la respuesta a un
mensaje, los comentarios del anterior. Se ahorrará muchos malos momentos si
tiene esta regla en consideración.

Elimine
toda aquella parte innecesaria del mensaje anterior . Deje sólo lo suficiente
para que el destinatario sepa a qué se le contesta; y conteste a eso: clara y
concisamente.
Evite dar rodeos (vaya al grano) y las repeticiones. Si participa en una
comunidad, sea amable y no se burle de la ignorancia de los demás.
Si siente que sus emociones pueden más que usted, responda en otro momento. Y
no lo olvide: nunca diga por email nada que no se atrevería a decir
personalmente.

En
las listas de correo, NO se deber RESPONDER a un mensaje SIN CITAR el ASUNTO y
QUIEN envió el mensaje. Si no incluye esto, posiblemente la gente no sepa de
que habla (ya que muchas veces llega la respuesta antes que la pregunta).

Siempre
escriba el motivo del mensaje en el Subject o Asunto. Uno de los criterios más
para decidir si se leerá o no un mensaje es el Asunto; y  mucha gente
directamente suprime aquellos mensajes que llevan vacío el campo del subject
(asunto). Por otro lado, hay muchos administradores de listas de correo que
directamente no aceptan los mensajes que tengan dicho campo en blanco.

Como orientación:


Si pide o pregunta por algo … Subject> Req: Necesito saber …


Si responde a algo … Subject> Re: Respuesta a x por …


No haga preguntas del tipo … ¿por qué nadie habla de tal cosa?

A
la gente no suele gustarle que venga alguien preguntando por qué no se habla de
tal o cual cosa, cuando acaban de terminar una discusión que quizá ha durado días,
acerca de ese tema. Normalmente en cada grupo, existe un archivo de los mensajes
anteriores, en la página web de la lista, así como una sección de FAQ (Frecuently
Asked Questions), donde se explican las reglas de dicho grupo.


No escriba el texto de su mensaje en el Asunto, dejando el cuerpo del mismo en
blanco.
Es la mejor manera de
que nadie lo lea (y de que algunos se acuerden de usted, y no de la mejor
manera).



No envíe
líneas con más de 65 (70, como máximo) caracteres de longitud. Tenga en
cuenta que muchos programas de correo electrónico cortan las líneas más
largas, resultando el texto enviado, un intríngulis ilegible.
Otros programas de correo, por su parte, “olvidan” insertar los saltos
de línea, resultando en un texto inmensamente grande, que nadie leerá
completo. Para evitarlo, utilice la tecla Enter para cambiar de renglón una vez
que llega al máximo de caracteres recomendados (de ese modo,
“obligará” al programa de correo del destinatario a insertar un salto
de línea).


Utilice
los smileys para abreviar. Estas caras simbolizan expresiones y estados de ánimo
mejor que cualquier frase. Además, se agradece una pequeña nota de
“color”.


LOS MENSAJES EN MAYÚSCULAS SON MÁS CANSADORES QUE LOS QUE UTILIZAN
CORRECTAMENTE, MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS. Además, equivalen a GRITAR !!


TamPOcO eS cÓModO LeEr lOs meNsAjES dE eStE tIPo.


Escriba el mensaje correctamente. Su futuro laboral no depende de ello (aunque a
veces sí), pero aun así, escriba con claridad. Haga notar los puntos y aparte.
Utilice los signos de admiración e interrogación (pero recuerde no poner punto
después de una admiración o interrogación de cierre, pues es incorrecto
gramaticalmente, y queda mal).


ASEGÚRESE del destino de sus cartas. Verifique los campos To:, Cc: y Bcc:
(o CCO:)


No exprese deseos que no desea ver cumplidos. Por ejemplo: “Ese programa es
muy caro, pero me gustaría tener uno”.


Utilice los modos POTENCIAL y SUBJUNTIVO para realizar peticiones: no sea tan
directo. Por ejemplo:

Por
favor, sería tan amable de decirme como se hace …
Me gustaría que, por favor, me indicara como …
Quisiera preguntarle si sabe usted como ….
Podría, por favor,…

Sobre
todo cuando escribimos a alguien que no conocemos.


No todo el mundo puede distinguir la ironía de la burla. Además, hay a quien
incluso la menor ironía le irrita. Tenga cuidado.


Cómo
citar (quote) en forma correcta



Los quotes (citas) son fragmentos del mensaje al que se está respondiendo, que
se incluyen en la respuesta a modo de referencia, para que el destinatario sepa
de qué le estamos hablando.

Generalmente,
los quotes se distinguen del resto del mensaje, porque las líneas quoteadas están
encabezadas por el carácter ”
>
o el “
:“,
y a veces las iniciales de la persona que escribió el texto quoteado (esto
puede no suceder).
Por ejemplo:
DH
>
"Esta línea es un quote."


1-
Se deben quotear aquellas partes del mensaje necesarias para que el destinatario
comprenda a que nos referimos, y omitiendo toda información superflua (firmas,
fecha, comentarios).

Piense
que un mensaje de respuesta sin quotes, puede ser totalmente incomprensible para
el destinatario, especialmente si uno recibe mucha correspondencia.
Hágalo aunque se trate una respuesta a un intercambio anterior con la persona a
la que le está escribiendo, pues no necesariamente recordará de qué se
trataba (sobre todo si es una persona que recibe mucha correspondencia).

2-
No se deben quotear:
a) Saludos en el inicio o al final de los mensajes.
b) Las cabeceras automáticas (FROM, TO, etc.), la fecha del mensaje, la
información de ruteo.
c)
Firmas
d) Nada que no sea directamente relevante al texto de la respuesta.
e) No reproduzca un mensaje completo sólo para agregar “Estoy de
acuerdo”. Esto genera una gran cantidad de tráfico sin sentido. En un caso
así se pueden dejar las primeras y últimas líneas dejando claro el sentido e
indicando con puntos suspensivos que había mas en el medio.
Por ejemplo:
Respetar
a los demás es respetarnos a nosotros mismos

> ...
> y ayudar a la correcta
convivencia entre las personas.

Yo pienso lo mismo”.

3-
Como se ve en el ejemplo anterior, se debe dejar al menos un espacio de una línea
en blanco, entre los párrafos citados y las respuestas, para poder leer
claramente el mensaje. Si todo está muy junto la lectura, y por lo tanto la
comprensión del mensaje, puede ser dificultosa.
Siempre haciendo un uso racional de los espacios, para que la lectura del
mensaje sea lo más clara posible.

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