Cómo organizar su información financiera

La organización de la información financiera es crucial para cualquier empresa, incluso una unipersonal. Le mostramos cómo hacerlo

Muchas personas creen que en pos de lograr un éxito para sus negocios, el principal punto a tener en cuenta es ser creativo y original para superar a la competencia, y, recién en última instancia, ocuparse de la aburrida y burocrática tarea de mantener en orden y organizados los papeles y documentos financieros.

Cierto es que no perder de vista los aspectos innovadores y superadores es fundamental para mantenerse a flote en estos competitivos tiempos, pero no menos real es que tan importante como ello, es mantener ordenados todos los registros contables, algo que quedará muy en claro cuando el organismo impositivo visite su negocio.

Para ese entonces, si no lo ha asumido antes, se dará cuanta por que todos los papeles deberían estar a las puntas de sus dedos, aunque tal vez ya sea demasiado tarde… Pero también, si simplemente quiere verificar un pago u obtener un préstamo, tener unos archivos organizados le será de mucha utilidad.

Así, con el fin de evitar problemas futuros y comenzar a poner en orden TODOS los aspectos de sus negocios, debería poner énfasis en organizar todo el papeleo. Para ello, siga las sugerencias que le presentamos a continuación:

Creando un archivo financiero

En primer lugar, debería ordenar todos sus documentos financieros en grupos, y con un orden cronológico. Allí, deberá incluir todos sus documentos bancarios, información sobre créditos, talonarios de cheque de pago, recibos, información impositiva, documentos de bienes raíces, documentos de inversión, pólizas y declaraciones de seguros, acuerdos de préstamos y cualquier otro documentos financiero que posea, siempre en folios o secciones separadas.

Luego, será tiempo de comprar estantes, ficheros, y/o armarios archivadores, junto con carpetas o biblioratos que se incorporen fácilmente al mismo, para más adelante adquirir carpetas de papel manila para poner dentro de las carpetas más grandes o los biblioratos. Estas carpetas se utilizarán para archivar las divisiones ya efectuadas, y las que le presentamos a continuación:

a. La información impositiva de cada año. Incluya las declaraciones de ganancias, los recibos, las copias de Ingresos Brutos, y otra información pertinente a los aspectos de impuestos.

b. Talonarios de facturas de pagos, según las compañías a la que cada uno de ellos pertenecen.

c. Documentos de bienes raíces, subdivididos a su vez en documentos de hipotecas, recibos de reformas, segundas hipotecas, etcétera.

Mantenga todos los papeles que entren, como por ejemplo las facturas de los servicios públicos que deban ser pagadas, en un lugar separado hacia dónde pueda tener un fácil acceso.

También, podría comprar un archivador cerrado para poder guardar algunos papeles más importantes con una seguridad extra.

Si los documentos son directamente de propiedad, deberá ubicarlos fuera de estos archivos. Así, los recibos de depósitos, títulos automotores, certificados de acciones, cuentas de estado individual de jubilación, declaraciones de pensión y participación en las ganancias dentro de una caja de seguridad, en donde también podrá almacenar todo tipo de documentos de propiedad y otros valores.

Si elige una caja fuerte hogareña en lugar de una caja de seguridad de un banco, asegúrese que la misma antiinflamable, y ubíquelas fuera de la vista de cualquiera.

Además…

Al margen de su archivo, también será importante que no deje de consultar a un contador cuando tenga dudas y lo considere necesario. Pagar una consulta profesional le podrá evitar abonar grandes multas que incluso podrían ser ruinosas.

Mantenga los documentos con información impositiva durante por lo menos siete años, y cualquier otro tipo de papeles financieros durante por lo menos tres.

Considere adquirir un software de planeamiento financiero. Algunos programas actuales incluyen incluso la posibilidad re realizar operaciones bancarias en línea mediante internet, lo cual podría ayudarle mucho en toda la organización. Asimismo, realice un continuo back up (bajada de datos desde la PC a un CD u otro disco rígido) de los documentos más importantes que guarda en su computadora.

Por último, no olvide mantenerse a ritmo con todo su nuevo sistema de archivo y organización, o caso contrario tendrá que organizar todo, nuevamente, el próximo año, y mucho del trabajo actual será un trabajo perdido…