Cómo evitar que una emergencia destruya tu negocio

Paso a paso, te mostramos cómo crear un plan de continuidad de negocios para estar atento ante cualquier posible emergencia o catástrofe que pueda poner en riesgo tu negocio (y tu futuro)

Un Plan de Continuidad de Negocios (PCN) es el seguro más barato que cualquier empresa puede tener (especialmente para las pequeñas empresas, ya que producirlo no cuesta casi nada).

En él se detalla cómo mantendrán en contacto los empleados y cómo seguirán trabajando en caso de un desastre o una emergencia, como un incendio en la oficina. Desafortunadamente, muchas empresas no se toman el tiempo necesario para desarrollar dicho plan.

En esta nota podrá ver los pasos y las consideraciones sugeridas, de forma resumida, para que una pequeña empresa pueda armar un PCN, que mejorará sus posibilidades de operar de forma continua durante o después de un inconveniente importante. Desarrollar un PCN para empresas más grandes no está dentro del alcance de este artículo.

Los planes de continuidad de negocios suelen ser denominados Planes de Recuperación de Desastres (PRD) y los dos tienen mucho en común.

Sin embargo, un PRD debe estar orientado a la recuperación después de un desastre, mientras que un PCN se enfoca en cómo seguir con los negocios hasta que se logre la recuperación. Ambos son muy importantes y suelen combinarse en un único documento para mayor conveniencia.

Arme un listado de personal clave

Estas son las personas que ocupan los puestos sin los cuales su empresa no podría funcionar. Arme un listado teniendo en cuenta lo siguiente:

· Considere qué puestos de trabajo son sumamente necesario, en las tareas cotidianas. Piense en quién ocupa ese cargo cuando el titular principal del puesto se encuentra de vacaciones.

· Haga una lista de todas aquellas personas, incluyendo toda la información de contacto, incluyendo el número de interno, el teléfono de la casa, el celular, el correo electrónico laboral, el correo electrónico personal, y cualquier otra forma posible de contactarlo en caso de emergencia, cuando las comunicaciones normales pueden no estar disponibles.


Identifique quién puede trabajar a distancia


Algunas personas de su empresa podrían ser capaces de trabajar desde su casa. Averigüe quién puede y quién no.

Puede ser recomendable asegurarse de que todo el personal esencial (identificado en el paso 1) pueda trabajar desde su casa si es necesario.

Documente los contactos externos

Si usted tiene proveedores o contratistas importantes, arme una lista de contactos especiales, que incluya una descripción de la empresa (o persona) y cualquier otra información importante sobre ellos, incluyendo la información de contacto.

Incluya en la lista abogados, banqueros, consultores… cualquiera que pueda llegar a necesitar para resolver diversas cuestiones operativas.

No se olvide de las empresas de servicios públicos, municipales, los teléfonos de emergencia (policía, bomberos, hospitales) y la oficina de correos.

Listado de equipos importantes

Las computadoras personales suelen contener información crítica (usted tiene copias de seguridad, ¿no?).

  • Algunas empresas no pueden funcionar ni siquiera por unas horas sin una máquina de fax. ¿Usted depende en gran medida de una fotocopiadora? ¿Tiene laguna impresora especial que usted no puede dejar de lado?
  • No se olvide del software, que suele ser considerado equipamiento importante, especialmente si se trata de software especializado o si no puede ser reemplazado.

Identifique los documentos importantes

Contratos y otros documentos legales, facturas, información bancaria, documentos de recursos humanos, documentos de arrendamiento, declaraciones de impuestos… usted necesita identificar todo lo que sea necesario para comenzar su negocio nuevamente.

Recuerde que usted puede tener que lidiar con una pérdida total de las instalaciones. ¿Quiere saber cuándo tiene que pagar el préstamo de los vehículos de la empresa? ¿A quién debe enviarle el mail para pagar sus servicios?

Identifique las opciones de equipamiento de emergencia

Si su empresa utiliza camiones, y es posible que los camiones resulten dañados ante un eventual incendio en el edificio, ¿dónde puede alquilar camiones?

¿Dónde puede alquilar computadoras? ¿Puede recurrir a algún negocio de alquiler de fotocopiadoras, fax, impresoras y otros elementos importantes?

Establezca una locación de emergencia

Este es el lugar en el que se desarrollará su actividad comercial mientras sus oficinas principales no estén disponibles.

· Podría ser un hotel, muchos cuentan con instalaciones laborales muy bien equipadas, que usted podría utilizar. Podría ser la oficina de uno de sus contratistas, o la oficina de su abogado.

· Puede que la opción de que todos los empleados trabajen desde sus casas es una opción viable.

· Si tiene una ubicación temporal determinada, incluya un mapa en el PCN. Asegúrese de que tenga toda la información adecuada (incluyendo los nombres de las personas).

o

Arme un plan de acción

Debe incluir instrucciones paso a paso sobre lo que se debe hacer, quién debe hacerlo y cómo.

Enumere todas las tareas y escriba el nombre de la persona encargada. También puede hacerlo a la inversa: para cada persona, arme un listado de las tareas a su cargo.

De esta manera, si usted quiere saber quién debe encargarse de llamar a la compañía de seguros, usted puede buscar la palabra "seguro." Y si usted quiere saber qué está haciendo
Juan Pérez, puede buscar "Juan" para ver esa información.

Reúna la información

Un PCN es inútil si toda la información se encuentra dispersa en diferentes lugares. Un PCN es un documento de referencia: toda la información debe estar organizada y agrupada.


Haga muchas copias y déle una a cada uno de los empleados principales.


Conserve varias copias extra en un lugar fuera de la oficina, puede ser en su casa y/o en una caja de seguridad.

Comuníquelo

Asegúrese de que todos en la empresa conozcan el PCN.

Dicte cursos de formación obligatorios para todos los empleados, ya sea que estén en la lista de empleados importantes o no. Usted no querrá que, si su personal no esencial llega a un edificio que ha sido dañado por el fuego, nadie sepa qué hacer.

¡Pruebe el plan!

Usted ha desarrollado grandes ideas, ha compilado toda la información, estableció locaciones de emergencia, ha armado listados con sus empleados, pero, ¿podría llevar a cabo el plan?

Elija un día e infórmeles a todos lo que va a pasar (incluyendo a sus clientes, contratistas y proveedores). Ese día, actúe como si sus oficinas hubieran sido destruidas. Haga las llamadas necesarias y vaya al lugar de emergencia.

Una cosa que sin duda aprenderá en la prueba es que no ha salido todo exactamente como lo esperaba. No espere hasta que ocurra un desastre real para averiguar qué debería cambiar, pruebe su plan.

Si usted realiza algún cambio importante, ejecute una nueva prueba unos meses más tarde. Incluso una vez que haya desarrollado un plan sólido, debe probarlo una vez por año.

No dude en cambiar el plan

No importa que tan bueno sea su plan, y no importa lo bien que funcione la prueba, lo más probable es que surjan contingencias que estén por fuera de lo planeado.

Puede que el hotel que ha elegido como locación de emergencia esté organizando una convención. O que no pueda ingresar al banco, porque el desastre ocurrió en un feriado bancario. Puede que no haya luz en su casa. O que su consultor informático esté de vacaciones.

Examine y revise

Cada vez que algo cambie, actualice todas las copias del PCN.

Nunca deje que se desactualice. Un plan desactualizado puede ser contraproducente: puede que usted se sienta seguro cuando definitivamente no lo es.

Consejos prácticos y advertencias


• Los celulares prepagos son una opción de bajo costo para las comunicaciones de emergencia. Los celulares pueden dejar de funcionar ante algunas situaciones, por lo que los sistemas de comunicación satelitales pueden mantener su capacidad de comunicación.

• Establezca un número al que sus empleados puedan llamar para obtener información actualizada sobre las condiciones. Puede recurrir a los nuevos servicios de telefonía por internet, que pueden proporcionarle un mensaje de voz grabado.

• Además, enviar mensajes por Twitter es una forma barata para comunicarse en caso de una emergencia, cuando las líneas telefónicas no funcionan.

Asegúrese de que todos en la oficina tengan una cuenta de Twitter y conozcan el usuario con el que deben comunicarse.

• Asegúrese de que su plan permanezca visible para que todo el mundo pueda verlo con frecuencia; de esa manera, el plan quedará en la mente de todos.

• El encuadernado que utilice para el PCN debe ser muy llamativo: un naranja brillante y fosforescente es una buena opción.

• Todos los empleados importantes deben conservar una copia del plan. Es recomendable tener una copia en el auto.

• Según
las agencias especializadas, el fuego es el peligro más común para las oficinas. Asegúrese de que esta situación esté contemplada en el PCN.

• No confíe en una caja de seguridad a prueba de fuego para guardar sus medios informáticos. La mayoría de las cajas de seguridad a prueba de fuego están diseñadas para guardar papeles; los CD’s, DVD’s, disquetes o cintas magnéticas se derretirán. Almacene estos artículos en un lugar seguro. Mejor aún, almacénelos fuera de la oficina.

• No realice copias piratas del software importante. Incluso aunque usted pueda hacerlo (a menudo no se puede), puede que no funcione, y podría generarle serios problemas legales.

Póngase en contacto con su proveedor de software si usted no conoce sus opciones.

• No distribuya su plan entre personas que no necesiten tenerlo. Su PCN contiene información confidencial y delicada, que podría ser utilizada para fines inadecuados por un empleado descontento.

Aprende los 3 simples pasos para ganar dinero simplemente subiendo videos a Youtube con "Gana Dinero Desde Casa con Youtube". Haz clic aquí para comenzar ahora mismo

×

¡Instala Ahora Nuestra APP!

Responsive image Accede más rápido y fácil a nuestras notas, libros y cursos gratis
Responsive image 100 % Segura, ¡y GRATIS!
Responsive image Puedes leer todo sin estar conectado
SOLO HAZ CLIC EN :

¡Instala Ahora Nuestra APP!

Responsive image Accede más rápido y fácil a nuestras notas, libros y cursos gratis
Responsive image 100 % Segura, ¡y GRATIS!
Responsive image Puedes leer todo sin estar conectado
SOLO HAZ CLIC EN :
Y selecciona Agregar a la pantalla principal

¡Instala Ahora Nuestra APP!

Responsive image Accede más rápido y fácil a nuestras notas, libros y cursos gratis
Responsive image 100 % Segura, ¡y GRATIS!
Responsive image Puedes leer todo sin estar conectado

SOLO HAZ CLIC EN : Responsive image
Y selecciona Agregar a la pantalla principal