Eventos corporativos de fin de año: cómo
organizarlos
Cuando asistimos a un
evento, rara vez nos preguntamos qué hay detrás del mismo, cuáles son las
ideas, el proceso y el camino que deben seguirse para su exitosa realización.
Como ejemplo pueden mencionarse la necesidad de contar con los recursos humanos
necesarios, la elección del espacio físico adecuado, la elaboración detallada de
la lista de invitados y el envío de las invitaciones con la correspondiente
antelación, entre una extensa lista de tareas que deben concretarse previo al
acontecimiento.
No obstante, hay algo mucho más importante detrás de un evento, y ello está
constituido por la imagen que una empresa transmite en dicha ocasión social.
¿Por qué?. Porque los eventos se han convertido en herramientas de comunicación
que permiten a la empresa ganar en visibilidad y transmitir un determinado
mensaje. Ello implica tener un especial cuidado de la
imagen que se transmite,
atendiendo entonces, a todos los aspectos relacionados con la misma (buenas
maneras, estética, cuidado del menú, vestimenta, etc.)
El primer paso para organizar un evento consiste en lo que se llama “mirar hacia
adentro”, que no es otra cosa que el asegurarse que la empresa cuente con todos
los recursos que serán necesarios para la concreción del acontecimiento. Una vez
que esto se ha verificado, pasamos a la segunda etapa, la cual podemos llamar
“mirar hacia afuera” comenzamos a enfocarnos en las acciones y la logística del
evento. Esta es una etapa netamente práctica.
Pero nada de esto podría llevarse a cabo sin una planificación adecuada. La
planificación nos permite ordenar el evento en múltiples aspectos. La elección
de la fecha, si será necesario o no tercerizar determinadas tareas, asignar
responsabilidades y plazos de cumplimiento en forma clara, para evitar
superposición de quehaceres, determinar proveedores, etc. Por otra parte, una
planificación sólida,
pero a su vez flexible, contribuye a evitar olvidos y resolver posibles
imprevistos con agilidad y eficacia.
Aunque sea invisible a los ojos de los asistentes, el evento es el resultado de
un trabajo en equipo. Es importante que todos los integrantes tengan en claro
cuáles son sus obligaciones y comprendan que “el todo es la sumatoria de las
partes”. Cada uno aportará una pieza clave para que el evento sea un éxito.
Por último, una vez concluido el
evento, resulta
enriquecedor realizar una evaluación del mismo. Ello permitirá hacer una
revisión, destacar los aciertos y aprender de los errores, para así enfrentar un
próximo evento con más información, herramientas y experiencia.
Asesoría:
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