Organización de eventos corporativos de fin de año

Para las empresas, fin de año trae consigo eventos, acontecimientos y situaciones para los cuales conviene estar capacitados. Consejos prácticos:

Eventos corporativos de fin de año: cómo organizarlos

Cuando asistimos a un evento, rara vez nos preguntamos qué hay detrás del mismo, cuáles son las ideas, el proceso y el camino que deben seguirse para su exitosa realización. Como ejemplo pueden mencionarse la necesidad de contar con los recursos humanos necesarios, la elección del espacio físico adecuado, la elaboración detallada de la lista de invitados y el envío de las invitaciones con la correspondiente antelación, entre una extensa lista de tareas que deben concretarse previo al acontecimiento.

No obstante, hay algo mucho más importante detrás de un evento, y ello está constituido por la imagen que una empresa transmite en dicha ocasión social. ¿Por qué?. Porque los eventos se han convertido en herramientas de comunicación que permiten a la empresa ganar en visibilidad y transmitir un determinado mensaje. Ello implica tener un especial cuidado de la imagen que se transmite, atendiendo entonces, a todos los aspectos relacionados con la misma (buenas maneras, estética, cuidado del menú, vestimenta, etc.)

El primer paso para organizar un evento consiste en lo que se llama “mirar hacia adentro”, que no es otra cosa que el asegurarse que la empresa cuente con todos los recursos que serán necesarios para la concreción del acontecimiento. Una vez que esto se ha verificado, pasamos a la segunda etapa, la cual podemos llamar “mirar hacia afuera” comenzamos a enfocarnos en las acciones y la logística del evento. Esta es una etapa netamente práctica.

Pero nada de esto podría llevarse a cabo sin una planificación adecuada. La planificación nos permite ordenar el evento en múltiples aspectos. La elección de la fecha, si será necesario o no tercerizar determinadas tareas, asignar responsabilidades y plazos de cumplimiento en forma clara, para evitar superposición de quehaceres, determinar proveedores, etc. Por otra parte, una planificación sólida, pero a su vez flexible, contribuye a evitar olvidos y resolver posibles imprevistos con agilidad y eficacia.

Aunque sea invisible a los ojos de los asistentes, el evento es el resultado de un trabajo en equipo. Es importante que todos los integrantes tengan en claro cuáles son sus obligaciones y comprendan que “el todo es la sumatoria de las partes”. Cada uno aportará una pieza clave para que el evento sea un éxito.

Por último, una vez concluido el evento, resulta enriquecedor realizar una evaluación del mismo. Ello permitirá hacer una revisión, destacar los aciertos y aprender de los errores, para así enfrentar un próximo evento con más información, herramientas y experiencia.

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