Consejos para escribir a las instituciones

Cómo solicitar información a una institución de modo preciso y persuasivo para lograr que le respondan.
  
  

Las
instituciones como tribunales de las provincias, las bibliotecas, y las
agencias
gubernamentales
tienen todos los tipos de archivos e información que deben ser
útiles en su investigación genealógica.

Ellos normalmente deberían estar
disponibles para ayudarlo (no es un chiste, considerando que estamos hablando de
Europa y los Estados Unidos, en América Latina será probablemente más difícil);
sin embargo, probablemente estén muy ocupados.

Por ello, es mejor preparar su
carta en forma concisa y estilo comercial para lograr una respuesta.

Pautas

1.
Escriba una carta corta. No hay ninguna necesidad de incluir una explicación
larga de por qué está haciendo su investigación.

Es más probable que pueda
recibir una contestación a una carta corta y claramente escrita, especialmente
cuando se envía una búsqueda de archivos vitales al exterior. Los empleados
que trabajan en las tales oficinas seguramente reciben varios pedidos por día y
no tienen tiempo para leer una carta larga.

2.
Haga su pedido en forma específica. Cuánto más fácil entiendan su pedido,
mayores probabilidades tendrá de recibir una contestación. Asegúrese de
mencionar claramente lo siguiente:

El
tipo de registro o información que usted quiere.

El
nombre completo de la persona cuyos datos está buscando. Si está averiguando
archivos de un matrimonio o divorcio, incluya ambos nombres, si es posible.

La
fecha del evento (el nacimiento, la muerte, etcétera.). Si no tiene la fecha
exacta, dé una aproximada.

Algunos
tipos de información sólo pueden proporcionarse a los parientes inmediatos. Si
éste es el caso del dato que usted está pidiendo, es conveniente que aclare el
tipo de relación o parentesco que tiene con la persona cuyos datos solicita.

3.
Adjunte un sobre estampillado con su propia dirección impresa en su carta. De
otra forma, no podrá conseguir una contestación.

4.
Adjunte un pago pequeño para cualquier costo que surja de copiado. A menos que
haya una cuota específica por el trámite, un cheque por una pequeña cantidad
de dólares debe cubrir cualquier gasto necesario para contestar su demanda.
También debe ofrecerse a abonar cualquier adicional que se pueda presentar.

5.
Recuerde siempre decir gracias. No hay ninguna necesidad de disculparse por
hacer su demanda, pero un simple gracias es una forma de reconocer que aprecia
el esfuerzo que alguien está haciendo por usted.

6.
Asegúrese de leer su carta antes de enviarla. Cerciórese que es fácil de
entender. Si usted tiene problemas al leerla, la persona que lo reciba tendrá aún
mayor dificultad. Constate también, que los nombres y las fechas que haya
incluido en su carta sean exactos.

7.
Finalmente, no olvide guardar una copia de la carta para usted. Nunca se sabe si
la podrá volver a necesitar.