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Cómo usar Outlook como explorador de archivos y navegador

Una función poco utilizada de Outlook es aquella que permite navegar nuestro sistema de archivos. Aprende a usarla, paso a paso

Por defecto, veremos la
barra de

Outlook
a la izquierda del programa; esta barra está dividida en
grupos. El último grupo, [Otros accesos directos], permite abrir mi PC y las
carpetas MIS DOCUMENTOS Y FAVORITOS.

 Si hacemos clic en alguna de ellas, se
abrirá. Además, si tenemos habilitada la Lista de carpetas (se habilita desde
[Ver/Lista de carpetas]), veremos en su lugar el árbol de directorios.

Una de las ventajas del
uso de Outlook como explorador es la posibilidad de crear macros con el editor
de Visual Basic, herramienta, lamentablemente, no disponible en Windows.

La opción [Nuevo] de
Outlook, que refiere a la carpeta en la que estamos situados, ahora abrirá el
cuadro de diálogo [Nuevo documento de
Office], el cual nos permitirá crear
documentos de texto, planillas o presentaciones de PowerPoint, entre otras
acciones.

Como si fuera poco,
también podemos navegar páginas web desde Outlook. Para ello, tenemos que
habilitar la barra de herramientas web a través de la opción del menú
[Ver/Barras de herramientas /Web].

Aquí va un pequeño
truquito que utiliza la función de abrir páginas web y que nos será útil si
tenemos una cuenta en un webmail como Yahoo! o Flashmail.

1) Creamos una nueva
carpeta en la lista de carpetas de Outlook. Para ello, hacemos clic derecho
sobre la ubicación en la que queremos crearla y seleccionamos la opción [Nueva
carpeta] del menú contextual.

2) Ahora, hacemos clic
derecho en la nueva carpeta que acabamos de crear y seleccionamos [Cambiar
nombre], para ponerle Yahoo! o alguno más apropiado.

3) De vuelta hacemos
clic derecho, para seleccionar la opción [Propiedades].

4) En el cuadro de
diálogo que aparece, seleccionamos la solapa [Página principal].

5) Elegimos la opción
[Mostrar página principal de forma predeterminada para esta carpeta].

 6) En el campo
[Dirección], escribimos  la dirección que deseemos.

Cada vez que
seleccionemos esa carpeta, se abrirá de forma predeterminada la página web de
Yahoo! o cualquiera que hayamos elegido en la misma interfase de Outlook, y
podremos acceder a nuestra cuenta de webmail.


Reglas avanzadas con Outlook

Para complementar el
truco anterior sobre el uso de plantillas con Outlook, vamos a crear una regla
que responda a un mensaje con una determinada plantilla.

Para esto, supondremos
que en nuestro sitio web figura una dirección como [email protected] … o [email protected]
; podemos crear una plantilla para responder a los e-mails que lleguen a través
de una cuenta determinada con un mensaje ya hecho. Primero, deberemos crear la
plantilla como lo explicamos anteriormente. Luego nos dirigimos a
[Herramientas/Asistente para reglas].

En el cuadro de diálogo
que aparece, seleccionemos [Nueva]. Aparecerá el Asistente para reglas;
asegurémonos de elegir la opción [Iniciar desde una regla en blanco] y
comencemos con los siguientes pasos:

1) Seleccionamos
[Comprobar los mensajes cuando llegan]. A continuación, hacemos clic en
[Siguiente].

2) Seleccionamos [A
través de la cuenta especificada]. Luego, debemos hacer clic en la palabra
especificada en el panel inferior y seleccionar la cuenta a la que queremos
responder automática mente. Hacemos clic en [Siguiente].

 3) Elegimos la opción
[responder usando una plantilla determinada]. Ahora hay que hacer clic en [Una
plantilla determinada] en el panel inferior y seleccionar la plantilla que
deseamos utilizar.

4) Como se trata
(supuestamente) de un mensaje importante, vamos a marcarlo como tal por medio de
la opción [marcarlo como importancia]. Hacemos clic en la palabra [importancia],
en el panel inferior, y seleccionemos [Alta].

5) También
configuraremos un mensaje personalizado, el cual se mostrará cada vez que
recibamos un e-mail. Seleccionamos [avisarme usando un mensaje determinado].

 Hacemos clic en la palabra [Determinado], en el panel inferior, e ingresamos el
texto que queremos que nos muestre Outlook cuando llegue un mensaje que cumpla
con esa regla. Realizamos un clic en [Siguiente].

6) Volvamos a hacer
clic en [Siguiente], ya que este paso no nos interesa. Finalmente, le damos un
nombre a la nueva regla y hacemos clic en [Finalizar].

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