Cómo usar Outlook como explorador de archivos y navegador

Una función poco utilizada de Outlook es aquella que permite navegar nuestro sistema de archivos. Aprende a usarla, paso a paso

Por defecto, veremos la barra de Outlook a la izquierda del programa; esta barra está dividida en grupos. El último grupo, [Otros accesos directos], permite abrir mi PC y las carpetas MIS DOCUMENTOS Y FAVORITOS.

 Si hacemos clic en alguna de ellas, se abrirá. Además, si tenemos habilitada la Lista de carpetas (se habilita desde [Ver/Lista de carpetas]), veremos en su lugar el árbol de directorios.

Una de las ventajas del uso de Outlook como explorador es la posibilidad de crear macros con el editor de Visual Basic, herramienta, lamentablemente, no disponible en Windows.

La opción [Nuevo] de Outlook, que refiere a la carpeta en la que estamos situados, ahora abrirá el cuadro de diálogo [Nuevo documento de Office], el cual nos permitirá crear documentos de texto, planillas o presentaciones de PowerPoint, entre otras acciones.

Como si fuera poco, también podemos navegar páginas web desde Outlook. Para ello, tenemos que habilitar la barra de herramientas web a través de la opción del menú [Ver/Barras de herramientas /Web].

Aquí va un pequeño truquito que utiliza la función de abrir páginas web y que nos será útil si tenemos una cuenta en un webmail como Yahoo! o Flashmail.

1) Creamos una nueva carpeta en la lista de carpetas de Outlook. Para ello, hacemos clic derecho sobre la ubicación en la que queremos crearla y seleccionamos la opción [Nueva carpeta] del menú contextual.

2) Ahora, hacemos clic derecho en la nueva carpeta que acabamos de crear y seleccionamos [Cambiar nombre], para ponerle Yahoo! o alguno más apropiado.

3) De vuelta hacemos clic derecho, para seleccionar la opción [Propiedades].

4) En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionamos la solapa [Página principal].

5) Elegimos la opción [Mostrar página principal de forma predeterminada para esta carpeta].

 6) En el campo [Dirección], escribimos  la dirección que deseemos.

Cada vez que seleccionemos esa carpeta, se abrirá de forma predeterminada la página web de Yahoo! o cualquiera que hayamos elegido en la misma interfase de Outlook, y podremos acceder a nuestra cuenta de webmail.

Reglas avanzadas con Outlook

Para complementar el truco anterior sobre el uso de plantillas con Outlook, vamos a crear una regla que responda a un mensaje con una determinada plantilla.

Para esto, supondremos que en nuestro sitio web figura una dirección como [email protected] … o [email protected] … ; podemos crear una plantilla para responder a los e-mails que lleguen a través de una cuenta determinada con un mensaje ya hecho. Primero, deberemos crear la plantilla como lo explicamos anteriormente. Luego nos dirigimos a [Herramientas/Asistente para reglas].

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionemos [Nueva]. Aparecerá el Asistente para reglas; asegurémonos de elegir la opción [Iniciar desde una regla en blanco] y comencemos con los siguientes pasos:

1) Seleccionamos [Comprobar los mensajes cuando llegan]. A continuación, hacemos clic en [Siguiente].

2) Seleccionamos [A través de la cuenta especificada]. Luego, debemos hacer clic en la palabra especificada en el panel inferior y seleccionar la cuenta a la que queremos responder automática mente. Hacemos clic en [Siguiente].

 3) Elegimos la opción [responder usando una plantilla determinada]. Ahora hay que hacer clic en [Una plantilla determinada] en el panel inferior y seleccionar la plantilla que deseamos utilizar.

4) Como se trata (supuestamente) de un mensaje importante, vamos a marcarlo como tal por medio de la opción [marcarlo como importancia]. Hacemos clic en la palabra [importancia], en el panel inferior, y seleccionemos [Alta].

5) También configuraremos un mensaje personalizado, el cual se mostrará cada vez que recibamos un e-mail. Seleccionamos [avisarme usando un mensaje determinado].

 Hacemos clic en la palabra [Determinado], en el panel inferior, e ingresamos el texto que queremos que nos muestre Outlook cuando llegue un mensaje que cumpla con esa regla. Realizamos un clic en [Siguiente].

6) Volvamos a hacer clic en [Siguiente], ya que este paso no nos interesa. Finalmente, le damos un nombre a la nueva regla y hacemos clic en [Finalizar].

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