Cómo crear plantillas de email

¿Estás harto de escribir el mismo email una y otra vez? Aprende a crear plantillas de correo electrónico y olvídate de estar escribiendo siempre lo mismo

Muchas veces nos vemos en la necesidad de enviar el mismo mensaje a diferentes (o el mismo) destinatario en reiteradas ocasiones a lo largo del tiempo. Por ejemplo, para responder consultas que se repiten o enviar presupuestos del mismo producto o servicio a clientes diferentes.

En el mejor de los casos, esto nos obliga a escribir un archivo de FAQ al que tenemos que recurrir cada vez para copiar y pegar la respuesta adecuada.

En el peor de los casos, tendremos que escribir una y otra vez el mismo mensaje. Pero existe una solución para terminar con este suplicio: crear plantillas
para enviarlas cada vez que alguien nos realice una consulta.

Cómo crear plantillas de correo electrónico, paso a paso

1) Comenzaremos por crear un nuevo e-mail con el contenido que deseemos.

2) Para emplear tablas, será necesario realizarlas en otro programa, como Microsoft FrontPage, y luego copiarlas y pegarlas en el nuevo mensaje.

3) Una vez que terminamos de crear el mensaje, nos dirigimos a [Archivo/Guardar como].

4) En el cuadro de diálogo que aparece, elegimos [Plantilla de Outlook] para la opción [Guardar como tipo].

5) Al hacer clic en [Guardar], guardaremos la plantilla en la carpeta predeterminada de plantillas. En Windows XP, por defecto, es C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\%USUARIO%\DATOS DE PROGRAMA\MICROSOFT\PLANTILLAS.

Ahora, para crear un nuevo mensaje para utilizarlo con una plantilla, debemos dirigirnos al menú [Archivo/Nuevo/Elegir Formulario].

En el cuadro de diálogo que aparece encontraremos el menú desplegable [Buscar en] seleccionamos [Plantillas del usuario en el sistema de archivos], y aparecerá la plantilla que acabamos de generar.

Para crear un acceso rápido a nuestra plantilla, debemos navegar nuestro sistema de archivos desde Outlook en busca de la plantilla (archivo .oft) y arrastrarla hasta la barra de Outlook, en donde se creará un acceso directo.

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