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Guía de una teleconferencia exitosa

Los avances tecnológicos permiten un nuevo y cada vez más amplio abanico de posibilidades en cuanto a la cantidad de formas que tenemos para comunicarnos. Muchas veces, utilizar bien esas herramientas, como es el caso de la teleconferencia, no es tan sencillo

La tecnología avanza todo el tiempo y no parece haber limites para lo que nos puede presentar. Cada vez más comunes se vuelven, en nuestros días, artefactos que nos habrían parecido imposibles no hace demasiado tiempo y cada vez nos causa menos sorpresa lo que se puede lograr. 

Hoy en día podemos comunicarnos con una persona en el otro extremo del mundo en tan solo segundos, de una forma más sencilla y aun más fiel de lo que nos podía permitir una llamada internacional hace unos años.  

Constantemente nos bombardea la información que llega desde el otro extremo del continente, tan velozmente como si se tratase de información de nuestro propio país.  

Pensemos que hace no tanto tiempo mucho de esto no era ni siquiera imaginado. O, mejor dicho, eran cosas que se las imaginaba como de un futuro lejano. Pero la imaginación una vez mas parece perder la batalla con la realidad cuando todos esos implementos científicos propios de la ciencia-ficción dejan de serlo para ser una realidad.  

Pensemos en el caso del teléfono con imagen, imaginado hace un par de décadas como un invento revolucionario de un futuro no demasiado cercano. En esa época no había forma de trasmitir la imagen a través del cable del teléfono.  

Pero, ¿qué es una teleconferencia sino algo muy parecido a esto?  

Es la posibilidad de establecer una comunicación de ida y vuelta entre dos personas en dos puntos totalmente distantes del planeta, y que, mediante una pantalla, puedan no solo hablarse, sino también verse a la cara y observar las reacciones del otro. 

La teleconferencia se esta volviendo cada vez más común en las empresas, para poner en contacto a los ejecutivos entre sí, para la realización de presentaciones a larga distancia y para sostener reuniones cuando se hace imposible por cuestiones de geografía o simplemente por falta de tiempo.  

Ya no es un absurdo pensar que el día de mañana tengamos que sentarnos frente a una cámara, con una pantalla a un costado, y que de esa forma tengamos una larga charla con el presidente de nuestra empresa que se encuentra de viaje de negocios en algún lugar de Europa.  

Entonces esto es algo que debemos ser capaces de manejar, una situación por la que tenemos que pasar de la mejor forma posible, saliendo airosos, ya que de ella pueden depender importantes negocios, ventas millonarias o simplemente mantener nuestro puesto en la empresa.  

Es importante que sepamos comportarnos frente a la cámara, que nos mostremos cómodos, seguros, en pleno control de la situación. El nerviosismo solo trae errores. Y el nerviosismo suele aparecer cuando no estamos preparados para enfrentar una situación, cuando no tenemos el suficiente conocimiento o la prestancia de animo necesaria para poder dar lo mejor de lo nuestro. 

El problema es que la mayor parte de las personas de nuestra edad no crecimos acostumbrados a este tipo de tecnologías, que muchas de estas cosas son nuevas para nosotros y no sabemos realmente como utilizarlas, como sacarles todo el provecho, justamente por este rápido avance tecnológico del que hablábamos al principio del articulo.  

Y esto nos puede jugar muy en contra a la hora de enfrentar una teleconferencia, algo que encima se esta volviendo algo realmente muy común durante este siglo que acaba de empezar, por lo que tanto los ejecutivos como los emprendedores y los lideres de las empresas deberían estar preparados para utilizarla.  

La facilidad para usar los medios puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de cualquier ejecutivo. No podemos negarnos a esto. 

Pero unos cuantos consejos, algunas ideas, pueden hacernos la vida mucho más fácil, aunque nunca hayamos estado en una teleconferencia antes. 

1) Preparación 

No hay que creerse que dar una teleconferencia es tan simple como presentarse y empezar a hablar a la cámara. La tecnología suele tener sus secretos y aunque no necesitamos ser expertos en ella para poder hacer lo que tenemos que hacer, si es importante al menos tener cierta familiaridad con la forma en que funcionan los equipos que vamos a tener que utilizar. 

Así que deberíamos tomarnos un rato, una hora al menos, antes del momento de la conferencia propiamente dicha para hacer dos cosas vitales: por un lado, familiarizarnos con los equipos y por el otro ensayar los puntos más importantes de nuestro discurso. Las dos cosas las podemos hacer a la vez, ensayando el discurso y prestando atención a lo que pasa alrededor de nosotros. No tengamos miedo de preguntar si necesitamos hacerlo. 

Debemos controlar la tecnología, no dejar que la tecnología nos controle a nosotros y, mucho menos, entregarnos al destino y suponer que todo va a salir bien. Es importante no fallar frente a las cámaras, si queremos lograr nuestro objetivo y no vernos como unos idiotas. 

2) Hacer la pausa y escuchar 

La tecnología de la teleconferencia no es exactamente igual a la del teléfono, y mucho menos es lo mismo que hacer la presentación realmente cara a cara. Debemos adaptarnos a este hecho, entenderlo y ser capaces también de adaptar nuestra forma de actuar a estas diferencias. 

En la teleconferencia es muy probable que haya un pequeño retraso entre el momento en que hacemos las declaraciones y el momento en que llegan; y lo mismo pasa en el otro sentido, o sea que es muy probable que también haya un retraso entre el momento en que el otro lado de la conferencia nos responde y el momento en que esa respuesta finalmente nos llega. Esto puede ocasionarlo una señal de video débil o algún problema con el satélite. O simplemente la distancia en algunos casos.  

Tengamos esto en cuenta, entonces. Hagamos pausas, aunque sea un poco demasiado largas, aun si nos parece un poco ridículo. Esto permite que nuestras declaraciones lleguen a nuestro interlocutor completamente y que sean recibidas y respondidas, sin que nosotros mismos tapemos la respuesta que nos envían con nuevas declaraciones.  

La pausa es importante entonces para poder contestar lo que se nos pregunta y no cualquier otra cosa. Y también da tiempo a que la otra persona haga exactamente el mismo procedimiento. 

También tengamos en cuenta que puede haber una pequeña diferencia entre la imagen y el sonido, aunque esta suele ser mínima y no debería afectar de ninguna forma a como damos la conferencia. 

3) Gestos mínimos 

No, nos referimos a una película de corte dramático como podría parecer por el titulo de este consejo. Es algo muy diferente. 

Algo que mucha gente no toma en cuenta es que la cámara no ve de la misma forma que el ojo humano. La visión de los seres humanos (aun cuando pueda ser perfecta y sin problemas de salud) esta afectada por el cerebro, el cual no solo recibe la imagen sino que también hace una interpretación de la misma basada en muchos factores, incluidos muchos sociales o aprendidos.  

La cámara no hace esto, sino que registra todo exactamente como se hace, por lo cual aquello que luce perfectamente normal cuando lo vemos personalmente puede parecer espantoso o difícil de interpretar cuando lo vemos a través del ojo de la cámara. La maquina no miente, eso es algo seguro.  

Y cuando hacemos gestos muy bruscos o muy ampulosos en la cámara de la videoconferencia, los resultados que obtenemos son realmente espantosos. Especialmente porque si agregamos el factor “delay” de la imagen o la lentitud que puede llegar a tener eventualmente, por la velocidad a la que llega la información al otro lado, lo que terminamos teniendo es una imagen borrosa, distorsionada, con fantasma o con una especia de aureola dejada por la parte del cuerpo que se esta moviendo en su movimiento (como la cola de un cometa, para tener una idea mas clara de lo que estamos tratando de decir).  

Así que lo mejor es evitar este tipo de gestos exagerados y limitarnos a hacer gesticulaciones pequeñas y lentas. 

4) Contratar un moderador 

Una buena idea para que nuestra teleconferencia se desarrolle con mayor comodidad y con menos trabajo para los conferenciantes es contratar a una persona (que podemos denominar moderador) para cumplir con una serie de funciones que sirven para mantener todo funcionando de forma engrasada. 

Lo que hace el moderados es facilitar las cosas para todos, trabajando para que nadie mas tenga que concentrarse en funciones que no hacen estrictamente a la conferencia. Cosas como encargarse de la tecnología, de mantener funcionando todos los equipamientos, presentar entre si a las personas que van a hablar y encargarse de cualquier situación que requiera atención mientras uno de los conferenciantes habla. 

Aquellos que hablan solo deben tener que preocuparse de decir sus palabras correctamente, no de si la cámara esta en foco o no, de si la información esta llegando correctamente o de si tienen agua en los vasos por si necesitan tomar algo para poder seguir hablando.  

De todos estos pequeños detalles se encarga el moderador (aunque en el caso de los equipos y la tecnología, tal vez sea aun mejor tener a un experto en la materia, de ser posible, para que se encargue exclusivamente de estos temas). 

5) La ropa 

Por decirlo de alguna forma, la ropa que usemos el día de la conferencia debería ser la misma que usaríamos si estuviésemos en televisión. Hay que evitar los colores chillones, las joyas exageradas y que puedan distraer y los motivos bien delineados y de gran tamaño. 

Si la conferencia no es al principio del día, puede ser una buena idea llevarnos ropa de recambio, para no aparecer en cámara con la misma que hemos usado durante todo el día, que puede tener manchas de traspiración o arrugas de uso.  

Recordemos que la cámara no perdona nada y todo lo percibe. Un poco de polvo (del tipo de maquillaje que normalmente se utiliza en cine o televisión) en la cara puede también ser una buena idea. 

6) Contacto visual 

Como en toda presentación, el contacto visual es vital. Debemos crear una conexión con la otra persona.  

La forma más común de empezar es con un saludo y un movimiento con la mano (casi como para aprovechar las posibilidades de imagen que se tiene). Es una especie de regla de etiqueta en las teleconferencias. En realidad, también permite ver que todo este funcionando correctamente y que la imagen llega bien. Piense que sin movimiento muy perceptible, algunos problemas podrían pasar desapercibidos en un primer momento. 

Establecer contacto visual no es, por supuesto, tan simple en estas particulares características de las que estamos hablando. Una forma de hacerlo es utilizando el zoom para hacer acercamientos.  

El acercamiento a la cara de quien esta hablando (no muy exagerado, tampoco) hace que sea más simple para la persona del otro lado ver la expresión facial y esto hace, por supuesto, que toda la conversación marche por caminos mucho más cómodos. 

7) Las distracciones son un problema 

El cuarto donde realicemos la teleconferencia debe estar cerrado y tener la entrada y salida tan limitada como sea posible. El movimiento y el ruido deberían ser reducidos tanto como se pueda, para prevenir posibles distracciones del otro lado de la línea.  

Esto incluye, por supuesto, apagar los beepers y todos los teléfonos celulares. Nada es mas molesto (ni fuera de lugar) que un teléfono celular que suena mientras que estamos hablando. Aparte que todo lo que pase cerca de la cámara también se sentirá del otro lado y puede arruinar totalmente todos nuestros esfuerzos por tener una conferencia perfecta. 

El otro factor de disrupción de la conferencia que deberíamos tratar de evitar es, como en toda presentación que hacemos, el aburrimiento. Si las personas que nos ven se duermen, todo esta perdido. Unas cuantas actividades que puedan ser cambiadas cada tanto mantienen el interés de la gente y nos ayudaran a terminar la conferencia sin matar a nadie del aburrimiento. 

Es cierto que la teleconferencia no puede reemplazar al encuentro persona a persona, que vernos cara a cara siempre será mejor, pero como alternativa es una de las mejores, con una mayor presencia física que el teléfono, mas velocidad que el correo y mayor precisión que el e-mail. Además permite cambios durante el transcurso de las negociaciones y un ida y vuelta mucho mayor.

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