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Protegerse del delito

Evite el robo de ordenadores portátiles en la empresa

Muchas empresas asignan a ciertos empleados una computadora portátil. Dado el alto valor de estos equipos y de la información que contienen, es fundamental establecer políticas de seguridad al respecto. Aquí le explicamos como ponerlas en práctica

Cuando a un empleado se le asigna una computadora personal portátil para el trabajo, generalmente también se le ofrecen disquetes, libros de software, y por supuesto, el número de teléfono del departamento de soporte técnico para el caso de que tengan un problema.

Sin embargo, son muy pocas las compañías que proporcionan, además, información adicional destinada a proteger del robo la propiedad de las compañías, es decir estas computadoras portátiles, mientras los empleados las utilizan en sus viajes.

De hecho, la mayoría de las compañías presuponen que sus empleados están enterado de todos los trucos y estafas utilizados por los delincuentes profesionales, por lo que no se les da una mayor información sobre como cuidar estos ordenadores portátiles durante los viajes, es decir en los aeropuertos, hoteles, y agencias de alquiler de automóviles.

Otra razón por la qué muchas compañías no ponen demasiado énfasis en hacerle estas sugerencias a sus empleados, es porque el robo de los mismos nunca les ha sucedido a sus trabajadores, sin entender que, siendo el robo de computadoras portátiles uno de los más frecuentes, las chances de que le sucedan son realmente muy altas.

Sin embargo, como se ha visto en las estadísticas citadas anteriormente, es fundamental capacitar a los empleados en todo tipo de estrategias orientadas a la prevención de robos de ordenadores portátiles, proporcionándoles sencillas y efectivas sugerencias de seguridad para cuidar sus computadoras, lo cual podría, potencialmente, ahorrarle a la compañía de una innumerable cantidad de problemas.

Sucede que si uno de los ordenadores portátiles de la compañía es sustraído, no sólo se estará perdiendo el valor del hardware, que podría ser de hecho lo menos importante, sino también toda la información guardada en ella, como ser las estructuras de precio, la lista de ventas y cliente, y las perspectivas de desarrollo, todo lo cual podría ser difícil de recuperar sino se tiene copia de la información, y podría ser también utilizado por los delincuentes para atentar contra las compañías, mediante acciones personales o vendiendo los datos a un competidor.

Lo cierto es que la mayoría de las compañías que asigna ordenadores portátiles a sus empleados, están más concentradas en proporcionar información sobre el uso del equipo antes que con respecto a la seguridad.

Sucede que, como se ha dicho, habitualmente se da al empleado unos manuales de software, disquetes y CD`s para la computadora y el número de teléfono del soporte técnico, pero ninguna información sobre la prevención de su robo o bien alguna cerradura para asegurarla mientras está fuera de la oficina.

Sin embargo, los empleadores que lleven en sus manos un costoso ordenador portátil tendrán, como resultado de este equipaje, un significativo aumento de sus chances de ser víctima a un robo, por lo que ellos deben ser capacitados en todos los aspectos referentes a cómo a mejorar el cuidado de sus computadoras portátiles, junto con información a menudo confidencial que los mismos contienen dentro.

Probablemente, dos de los medios más efectivos para prevenir el robo de ordenadores portátiles, será capacitando al viajero de negocios en el conocimiento de normas de seguridad para su computadora, así como incorporando en el ordenador portátil cerraduras y/o claves de seguridad que sólo puedan ser abiertas por los usuarios asignados. Asimismo, debería tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Cree una atmósfera donde los empleados se actualicen regularmente sobre las nuevas metodologías de robos, sustracciones, y estafas de ordenadores portátiles. Esto puede ser logrado realizando seminarios de prevención y utilizando medios de información como boletines y sistemas de correo electrónico internos.

2. Establezca una política que haga a los empleados responsables de la pérdida de sus ordenadores portátiles, si es que ellos no siguen al pie de la letra la política de la compañía para prevenir las sustracciones de estos equipos cuando estén fuera del edificio de la empresa. Comunique esta política por escrito y obtenga una declaración firmada de su conocimiento por parte de los empleados.

3. Proporcione a los empleados ciertas áreas con seguridad adecuada dentro de la empresa para guardar sus ordenadores portátiles, como ser, por ejemplo, armarios o gabinetes con cerraduras de seguridad, o dispositivos de fijación para los escritorios de trabajo.

4. Cree un procedimiento mediante el cual los responsables de la seguridad de la compañía o los directores puedan sacar de la empresa los ordenadores portátiles temporalmente sin uso, pegando en su lugar una etiqueta o letrero de “seguridad”, para que los empleados sepan que se sacó el ordenador portátil por medidas de seguridad, y que le mismo puede ser recogido en alguna oficina o área designada. Esto prevendrá los robos de ordenadores portátiles temporalmente sin uso, y posibilitará que el empleado esté más enterado sobre como se podría haber hurtado el ordenador portátil.

5. Mantenga un inventario de todos los ordenadores portátiles y computadoras poseídas por la compañía. Sepa donde a quienes fueron asignadas. Mantenga un registro de los números de serie, inclusive de los que correspondan a los discos rígidos.

6. Los empleados que viajen con ordenadores portátiles que tengan una información sensible para la empresa, debe utilizar discos rígidos desmontables y llevarlos separadamente de sus ordenadores portátiles. También se deben hacer regularmente backups (copias de archivos a CD u otro disco rígido).

7. Todos los ordenadores portátiles deben ser grabados o marcados permanentemente para que puedan, mediante este recurso, ser más fáciles de recuperar si son encontrados por la policía. Consulte al fabricante con respecto a los criterios apropiados sobre lugares para marcar y garantías antes de marcarlos o grabarlos.

8. Existen actualmente en el mercado muchos productos disponibles para asegurar los ordenadores portátiles. Uno de los más útiles, son las cerraduras de cable para ordenadores portátil, así como las alarmas sonoras. Otros productos incluyen dispositivos de cerraduras para fijar las computadoras a los escritorios, o softwares de rastreo. Todos estos productos se pueden encontrar utilizando un buscador de Internet y poniendo las palabras “prevención” “robo” “computadora portátil”. Sin embargo, tenga mucho cuidado de los productos baratos, que pueden finalmente ser los más caros, si no brindan la mínima seguridad necesaria.

 

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