El teléfono es el primer medio
por el que un potencial cliente podría introducirse en nuestra empresa, por lo
que si se quiere captarlo y mantenerlo, será clave que el teléfono sea
respondido de una forma clara, concisa, y agradable, por supuesto hablando
siempre muy claramente.

En este sentido, también debería
recordar que una buena voz telefónica debe ser siempre cálida y afectuosa,
pero a la vez directa y profesional.  

Además, para dar una imagen de
mayor profesionalismo, sería muy apropiado que utilice un saludo predefinido
por la compañía. Si no le señalan ninguno, simplemente indique el nombre de
la empresa.

Por supuesto, en todo momento
sea muy cortés y diligente, otorgando a la persona que llama su completa atención.
Recuerde que, en ese momento, usted es el representante de la compañía.

Intente ser tan útil como le
sea posible, incluso si no conoce en profundidad el tema del que le estén
hablando o no es exactamente su trabajo contestar el teléfono. Para el caso que
no pueda evacuar completamente una duda, trate de transferir la llamada a
alguien que puede ayudar con esa determinada consulta.

Si debe mantener a la persona en
espera, pídale primero su permiso para hacerlo, con preguntas tales como “¿le
importaría si lo pongo en espera un minuto?”. Y por supuesto, jamás se
olvide si tiene una persona en espera. En este caso, pregúnteles constantemente
si desean continuar esperando, o prefieren volver a llamar o dejar un mensaje.

Para esto, también le sería
muy útil aprender muy bien cómo utilizar todas las propiedades y funciones del
teléfono en particular que usted atiende.

Si le dejan mensajes, sea claro
al escribirlos y guárdelos de forma ordenada.

Por último, nunca olvide dar las gracias a la
persona que ha llamado.