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Recursos humanos

Consejos para una reunión de negocios efectiva

Además de las reuniones corporativas habituales, existen momentos en es necesario convocar a una reunión extraordinaria. Para que sea productiva, planificación y liderazgo son las palabras clave

Las habituales reuniones corporativas pueden llegar a ser útiles o bien un mal menor, pero el verdadero problemas son las reuniones entre pequeños grupos de trabajo, sobre todo porque un empleado medio pasa un buen tiempo de su trabajo asistiendo a este tipo de reuniones, muchas de las cuales, no obstante, son mal conducidas, poco puntuales, y dispersas.

Una de las causas, es que las reuniones se convocan en momentos poco adecuados, es decir sólo cuando existe una situación absolutamente crítica, o bien cuando no son necesarias para continuar realizando sin mayores problemas las tareas, lo que el especialista en psicología organizacional Lic. Bernardo Blejmar definió como "síndrome de reunionitis crónica".

Por eso, en pos de ubicar el mejor momento para realizar una reunión, y saber cómo actuar en ella, debería tener en mente las siguientes sugerencias:

En busca de una reunión efectiva

En primer lugar, decida si realmente necesita llamar una reunión, o bien si el asunto puede ser resuelto por una persona o un llamado en conferencia.

Si decide que será necesario un encuentro, planifique esta reunión antes del almuerzo, al final del día, o inmediatamente antes de otra, para evitar que la misma se extienda demasiado.

En este sentido, trate también de quitar las sillas del espacio de reunión para incentivar a la gente a mantenerse parada y de esa forma hacer el encuentro más corto y eficiente.

El paso siguiente, será determinar quién necesita asistir. Para esto, tenga en cuenta tratar de mantener reducido al mínimo el número de asistentes, pues las reuniones grandes a menudo suelen ser poco manejables. En este sentido, sugiérales también a los empleados que asistan sólo a las partes de la reunión que los impliquen.

Defina claramente y desde un principio cuál será el comienzo y el tiempo que se estipulará para la reunión.

Prepare una agenda para ordenar el encuentro. Explique claramente la meta de la reunión, y si hay muchas metas, decida cuál de ellas tendrá prioridad para ser resuelta, y comuníquelo claramente.

Con todo, tenga en cuenta comenzar la reunión con asuntos que puedan ser fáciles de comprender y estén medianamente resueltos, antes de dirigirse a los temas más espinosos.

Haga circular esta agenda por adelantado, para permitir que los asistentes se prepararen correctamente para el encuentro.

Prepare recursos de ayuda visual como gráficos, cuadernillos, pizarrones, y demás material que pueda servir de soporte a su ponencia.

Comience la reunión en el tiempo estipulado, más allá de si todos están o no presentes, o en caso contrario premiará a los impuntuales y castigará a los puntuales. Luego, evite tomar demasiado tiempo para actualizar de la reunión a los rezagados.

Asigne una cantidad específica de tiempo para cada asunto. Ordene y separe el encuentro según los diferentes asuntos o temas a tratar, teniendo en cuenta permitir la discusión pero desalentando la dispersión o las repeticiones. Mantenga siempre un ojo en los tiempos.

Fomente la discusión, y extraiga conclusiones anotadas en un papel, para luego formular los planes de acción.

Frene y aplace las discusiones que se gesten por fuera del tema propuesto hasta el final de la reunión, agregando un tiempo extra para todos estos temas si lo considera necesario. Caso contrario, el debate de un asunto podrá tomar un tiempo extraordinario, y posiblemente ni siquiera se sepa bien cuál es el punto en discusión.

Por último, para mantener una continuidad de las charlas, circule copias de todo lo expuesto, y sus conclusiones, un tiempo después de efectuada la reunión, para recordar a todos las conclusiones e incentivarlos a desarrollar nuevas propuestas.

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Por HELENITA LA FANTASTICA


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