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Estrés

Consejos para quienes sienten que el tiempo nunca les alcanza

A quién delegar tareas, cómo hacer para dejar de ser interrumpido cuando está trabajando, cómo hacer que las reuniones no se extiendan más de lo debido y otros consejos.

Delegar en otros

Delegar en otros no sólo reparte la carga de su trabajo sino que también hace que sus empleados se sientan más útiles y confiados y se crea así una atmósfera donde todos se sienten orgullosos de lo que hacen. Lo que debe tenerse en cuenta a la hora de delegar tareas es dejar bien en claro cuáles son las responsabilidades, derechos y obligaciones.
Es decir, dejar bien en claro qué es lo que se debe hacer y hasta dónde el empleado tiene la autonomía y autoridad de decidir por sí mismo. Si no se hace esto se correr el riesgo de perder aún más tiempo del que se pretendía ganar.

Le mostramos algunas de las opciones:

El subordinado no necesita consultar al superior antes de tomar una decisión.

El subordinado toma las decisiones pero informa al superior y a las personas involucradas para prevenir cualquier situación.

El subordinado recomienda cuál puede ser la decisión a tomar pero espera la aprobación del superior.

El subordinado brinda la información necesaria para tomar la decisión y es el superior quien evalúa cuáles son las alternativas y decide consultando a su subordinado.

Aprovechar los talentos

1. El talento de una organización está dado por la suma de habilidades y capacidades de sus miembros. Un uso efectivo de este talento añadido le hará ganar tiempo y crear un clima agradable dentro de la oficina, mientras que un uso poco efectivo traerá problemas y pérdidas de tiempo.

Algunos consejos:

Sepa cuáles son sus propios fuertes y debilidades. Intente ser objetivo. Si se impone una tarea para la que sabe que no es el más apto, estará perdiendo tiempo cuando tal vez haya una persona más apropiada en quien delegar el trabajo. Al admitir sus límites podrá ganar tiempo.

Si sabe que no es el mejor para el trabajo, busque a la persona que sí lo sea.

2. Algunas tareas pueden ser hechas por personas fuera de su organización. El diseño de presentaciones, material de marketing y otros pueden hacerse en la empresa, pero siempre lleva un gran consumo de tiempo y recursos. Aunque la tecnología permite que hagamos tareas que antes sólo podían hacer los especialistas, esto no quiere decir que lo hagamos de forma eficiente.

No pierda tiempo con tareas que están reservadas para especialistas. A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, deje ese tipo de trabajos a quienes están entrenados para hacerlos de forma eficiente.

3. A veces, trabajar con estos especialistas fuera de su organización puede llevarle más tiempo del que se ahorra. Intente entablar una relación de trabajo donde el especialista entienda lo que necesita y ya sepa qué tipo de trabajo quiere usted que haga. Si mantiene esta relación, incluso los costos se reducirán. Deje en claro que busca una relación laboral a largo plazo y que espera que le haga ganar tiempo y bajar los costos.

4. Si existe una necesidad o tarea que debe hacerse de forma constante invierta en la capacitación de alguien de su organización para realizar esa tarea o satisfacer esa necesidad. Bríndele las herramientas necesarias y haga que esa persona sea la mejor en su trabajo. De esta forma tendrá un trabajo bien hecho, habrá ganado tiempo y a largo plazo los costos serán solventados.

No me interrumpan, estoy trabajando

Cuando se está trabajando una interrupción no sólo le hace perder el tiempo sino que le quita concentración y hace que su mente, que estaba abocada a una tarea, deba desconectarse para atender otras cosas. Luego de esto uno debe invertir tiempo para reencontrar lograr el nivel de concentración perdido. Algunos consejos:

1. Al programar reuniones, hágalo en bloques. Es decir, una detrás de la otra. No las distribuya de forma aislada. Esto no sólo reduce el número de interrupciones sino que fuerza a que las reuniones duren una cantidad de tiempo determinado sin permitir que se extiendan más de lo previsto. Infórmele a su secretaria cuándo termina cada reunión, así como cuándo puede y cuándo no puede ser interrumpido.

2. Si no puede deshacerse de esos llamados desordenados y aleatorios, resérvese un momento de cada día para trabajar en tareas específicas. Asegúrese de que todos saben que en esos momentos usted no puede ser interrumpido por ninguna razón, salvo una emergencia extrema. Es recomendable que esos momentos reservados sea a la misma hora todos los días.

3. Si tiene una secretaria a la puerta de su oficina, déjele en claro a quien recibirá en el momento y a quienes llamará o irá ver más tarde. No es necesario hablar personalmente con todas las personas cada vez que ellos quieren. Llevar un control sobre esto le ayudará a evitar interrupciones.

4. Reserve un momento del día para hacer las llamadas pertinentes. De esta manera su secretaria podrá dar una idea específica de cuándo usted llamará.

Otros consejos

1. Hacer las llamadas cuando sabe que quien las recibe querrá ser expeditivo en todos los temas. Por ejemplo antes del almuerzo y justo antes del fin del horario de oficina. De esta forma todos querrán tener el trabajo hecho lo más pronto posible.

2. Programe las reuniones para una duración determinada. Se le puede preguntar a la persona cuánto tiempo necesitará y usted dará por finalizada la reunión cuando el lapso esté cumplido. Si lo hace de forma metódica todos comprenderán que es estricto con esto y tenderán a respetar el tiempo que les es dado.

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