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Genealogía: cómo buscar

Consejos para escribir a las instituciones

Cómo solicitar información a una institución de modo preciso y persuasivo para lograr que le respondan.

Las instituciones como tribunales de las provincias, las bibliotecas, y las agencias gubernamentales tienen todos los tipos de archivos e información que deben ser útiles en su investigación genealógica.

Ellos normalmente deberían estar disponibles para ayudarlo (no es un chiste, considerando que estamos hablando de Europa y los Estados Unidos, en América Latina será probablemente más difícil); sin embargo, probablemente estén muy ocupados.

Por ello, es mejor preparar su carta en forma concisa y estilo comercial para lograr una respuesta.

Pautas

1. Escriba una carta corta. No hay ninguna necesidad de incluir una explicación larga de por qué está haciendo su investigación.

Es más probable que pueda recibir una contestación a una carta corta y claramente escrita, especialmente cuando se envía una búsqueda de archivos vitales al exterior. Los empleados que trabajan en las tales oficinas seguramente reciben varios pedidos por día y no tienen tiempo para leer una carta larga.

2. Haga su pedido en forma específica. Cuánto más fácil entiendan su pedido, mayores probabilidades tendrá de recibir una contestación. Asegúrese de mencionar claramente lo siguiente:

El tipo de registro o información que usted quiere.

El nombre completo de la persona cuyos datos está buscando. Si está averiguando archivos de un matrimonio o divorcio, incluya ambos nombres, si es posible.

La fecha del evento (el nacimiento, la muerte, etcétera.). Si no tiene la fecha exacta, dé una aproximada.

Algunos tipos de información sólo pueden proporcionarse a los parientes inmediatos. Si éste es el caso del dato que usted está pidiendo, es conveniente que aclare el tipo de relación o parentesco que tiene con la persona cuyos datos solicita.

3. Adjunte un sobre estampillado con su propia dirección impresa en su carta. De otra forma, no podrá conseguir una contestación.

4. Adjunte un pago pequeño para cualquier costo que surja de copiado. A menos que haya una cuota específica por el trámite, un cheque por una pequeña cantidad de dólares debe cubrir cualquier gasto necesario para contestar su demanda. También debe ofrecerse a abonar cualquier adicional que se pueda presentar.

5. Recuerde siempre decir gracias. No hay ninguna necesidad de disculparse por hacer su demanda, pero un simple gracias es una forma de reconocer que aprecia el esfuerzo que alguien está haciendo por usted.

6. Asegúrese de leer su carta antes de enviarla. Cerciórese que es fácil de entender. Si usted tiene problemas al leerla, la persona que lo reciba tendrá aún mayor dificultad. Constate también, que los nombres y las fechas que haya incluido en su carta sean exactos.

7. Finalmente, no olvide guardar una copia de la carta para usted. Nunca se sabe si la podrá volver a necesitar.

 

María Ester Di Marcchio

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María Ester Di Marcchio

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