Comunicación empresarial eficaz

En el mundo empresarial, la habilidad para la comunicación puede ayudarle a mejorar su carrera y conducirlo hacia el éxito. Por lo tanto, es de vital importancia mejorar las habilidades de comunicación para alcanzar las metas de desarrollo profesional y de negocios...


La comunicación empresarial efectiva puede ser definida como un proceso bien organizado y planeado para compartir ideas, propuestas, información, datos y/o informes dentro de una organización o fuera de ella, para lograr un objetivo predeterminado. En otras palabras, es el flujo de mensajes que existe dentro de una empresa entre sus empleados y también con sus clientes, proveedores, etc., para asegurar un buen funcionamiento.

¿Por qué es necesaria una buena comunicación empresarial?

Muchos de nosotros nos hemos enfrentado a una situación en la que nuestros familiares y amigos aplauden y festejan nuestras ideas, pero no pueden ofrecerlas efectivamente en una empresa u organización profesional.


Los demás simplemente no parecen tan entusiastas ni seguros de esta idea como uno mismo. No alcanza con diseñar una propuesta para un negocio brillante en nuestra mente, sino también poder expresarla con palabras o por escrito de manera tal que pueda convencer a la gente de que es apropiada.

El propósito

Los propósitos de transmitir la información de manera efectiva se resumen a continuación:

Para poder expresar los propios pensamientos mejor, para que sea bien considerado por los demás.
Para poder crear una relación positiva con sus colegas y con las autoridades para dar una buena impresión.
Para mejorar la comunicación con sus subordinados, y poder motivarlos y orientarlos para lograr un máximo rendimiento
Para mantener buenas relaciones con los proveedores, vendedores, financistas, etc. que pueden llegar a resultar ventajosas en el futuro
Para llegar a los clientes de manera efectiva.


Los tipos de comunicación empresarial:



Antes de lograr que sus habilidades de comunicación mejoren, usted debe saber que los tipos son los siguientes:

1. Comunicación interna

La comunicación dentro de la misma estructura organizativa de una empresa corporativa se denomina comunicación interna. Es un factor que no puede descuidarse si usted desea asegurarse el éxito de su negocio.

Modos para desarrollarla:

a) En papel: Memos internos, boletines, folletos o revistas pueden utilizarse de acuerdo a las necesidades de su negocio.

b) Electrónico: presentaciones de PowerPoint, video-conferencias, teléfono, fax, correo electrónico e incluso chats de Internet pueden ser utilizados para comunicarse dentro de una empresa.

c) Comunicación personal: reuniones periódicas, conferencias, sesiones de intercambio de ideas e incluso charlas informales pueden ser consideradas como herramientas efectivas de comunicación dentro de su lugar de trabajo.

Pueden clasificarse en tres categorías:

Comunicación ascendente: la comunicación que se da dentro de la organización que fluye desde una jerarquía inferior hacia una superior. Cuando los subordinados le pasan información a sus superiores es un claro ejemplo de comunicación ascendente.

Comunicación descendente: la comunicación que fluye desde una jerarquía superior hacia una inferior. Un jefe compartiendo información con sus subordinados es un claro ejemplo de comunicación descendente.

Comunicación horizontal: es la comunicación que se da dentro de un grupo de personas de la misma jerarquía, como por ejemplo, entre empleados del mismo rango.

2. Comunicación externa

El intercambio de información que se da con gente ajena a la organización puede ser denominado como comunicación externa. Incluye la transmisión de mensajes a los clientes, inversores, o hacia cualquier otra organización, que esté directa o indirectamente relacionada con el rendimiento de su empresa.

Modos para desarrollarla:

Publicidad: la publicidad es una forma muy eficiente de comunicarse con los clientes de la empresa. Puede desarrollarse en muchas maneras (volantes, anuncios en televisión o radio, etc.) y se utiliza para transmitirle mensajes a los clientes/usuarios.

Hacer publicidad de sus productos o servicios le ayudará a mantener a sus clientes actuales, y también le dará la oportunidad de atraer nuevos clientes.

Sitio web oficial: tener un sitio web oficial se ha convertido en una obligación para los negocios que transmiten información sobre acontecimientos de la actualidad, historia, detalles de contacto y otros datos vitales para la gente en general.

Comunicados de prensa y entrevistas: los medios de comunicación juegan un papel importante en la proyección de imagen que una empresa genera en el público. Las empresas pueden aprovechar los medios de comunicación para hacer anuncios importantes y para compartir el crecimiento del negocio para incrementar su popularidad.

Algunas habilidades y técnicas requeridas para la comunicación empresarial

Para que un negocio funcione con éxito y pueda mantener su crecimiento, es importante hacer hincapié en la forma en que se comunica con sus clientes, tanto como en la comunicación interna. Algunas de las habilidades necesarias para poder llevar a cabo una efectiva comunicación de las ideas de su negocio son:

Conocer a los clientes potenciales: este es el primer paso para llevar a cabo una buena comunicación en su entorno empresarial. Para esto debe tener en cuenta que la información, el modo, el tono y el lenguaje en que se la comunica varía dependiendo de a quién esté destinada.

Escuchar: es importante entender que la comunicación es un proceso bidireccional, que requiere no sólo hablar sino también escuchar las ideas, los pensamientos y las preguntas de los demás, que pueden ayudarle a mejorar su empresa.

Gestión del tiempo: en el mundo moderno, el tiempo es el bien más preciado, y una vez perdido ya no se puede recuperar, por lo que tiene que respetar el tiempo de los demás, dando y recibiendo la información útil de manera efectiva dentro del tiempo estipulado.

Preparación: usted debe conocer a sus clientes potenciales y asegurarse de estar preparado para tener una reunión de negocios con su cliente, y dejar una impresión positiva en sus oyentes.

Innovación: es recomendable probar diferentes formatos y maneras innovadoras de comunicarse con sus clientes o subordinados, para mantenerlos entusiasmados.

Investigación efectiva: antes de una reunión importante o una presentación es absolutamente necesario comprobar los hechos, las cifras, las estadísticas y otros datos de los que se vaya a hablar, y mantenerse actualizado sobre las tendencias y los informes actuales.

Respuesta: es importante brindar una respuesta rápida y efectiva a los problemas y las quejas que presenten sus clientes o inversores, y atender a sus necesidades con eficacia y a tiempo.

Consejos breves para mejorar la comunicación de negocios

Éstos son algunos consejos que seguramente le ayudarán a comunicarse mejor en el ámbito profesional.

Esté bien informado sobre el lugar y la hora de sus reuniones de negocios y compruebe el cronograma de nuevo antes del evento principal.

Tenga confianza en usted mismo al dirigirse a los oyentes. Para que ellos tengan fe en sus ideas, usted debe tenerla también y presentarlas sin dudas ni confusiones.

Sea conciso y preciso durante la comunicación, porque nadie tiene la paciencia para leer 100 hojas de información que podrían haber sido explicadas en 30.

Evite utilizar lenguaje específico, ya que esto dificulta el flujo de la comunicación entre las personas que no tienen conocimiento de los términos concretos y típicos de esa área.

Sea cortés si debe enfrentarse a preguntas o interrupciones, y evite responder con gestos groseros o enojados, que podrían incomodar a sus interlocutores.

Haga contacto visual con sus oyentes y procure que se sientan cómodos, para que le presten mayor atención.

Use ejemplos de la vida real y experiencias personales para que los oyentes puedan relacionarse con sus ideas y pensamientos de mejor manera.

Cuando la comunicación sea por escrito, asegúrese de que el material escrito esté libre de errores de ortografía, gramática, puntuación, etc. Exprésese de manera clara y que resulte fácil de leer.

Y, por último, exprésese de manera sencilla y profesional, en cualquier forma de comunicación ya sea con los clientes, entidades financieras, etc.

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