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Cómo organizar la comunicación durante un viaje de negocios

Consejos para mantenerte en contacto con la oficina mientras te encuentras de viaje de negocios... lo estrictamente necesario

Viajes de negocios: ¿siempre conectado? 

Cuando estás de viaje de negocios, la gente claves de tu vida laboral asumirán que te mantendrás en contacto con ellas en cierta forma.

Algunos podrían pensar que preferirás comunicarte una vez que hayas vuelto a la oficina. Otros asumirán que responderás a cada llamada o mensaje de texto en forma tan rápida como si estuvieras en la sala de conferencias de la oficina.

Para mantener una comunicación saludable, lo que tienes que hacer es un completo trabajo de establecimiento de expectativas.
 

Por ejemplo: cuando abandones la ciudad, algunos colegas creerán que sólo podrían llamarte en caso de que sucediera un incendio.

Si quieres dar por tierra con esa inhibición, debes decirles y mostrarles a tus compañeros, clientes, y contactos qué tipo de situaciones ameritan una llamada telefónica o un e-mail.
 

La gente con algo de tacto no levantará el teléfono para llamarte a no ser que se trate de algo importante para tu desempeño en el viaje o de alguna emergencia.

En cualquier caso, dependerá de ti tomar la iniciativa —al menos para delinear el estilo de comunicación que deseas mantener—.

Papá está en viaje de negocios... y el jefe también
 

Estableciendo límites

Desde luego, debes dejar que tus colegas conozcan el nivel de responsabilidad que pueden esperar de tu parte. Puede ser frustrante para alguien dejar repetidos mensajes de voz en el celular y no obtener respuesta. 

Es cierto que algunos clientes creen que, por el simple hecho de ir a visitarlos a su pueblo o ciudad, pueden disponer de ti las 24 horas del día.

Debemos soportar este tipo de conductas abusivas reiteradamente, a menos que decidas no contestarles el teléfono. No obstante, no podrás negar las comunicaciones con la oficina central o con otros clientes.

En consecuencia, deja en claro a tus clientes que, mientras te encuentras visitándoles, ellos son tu prioridad número uno, aunque no la única.
 

Asimismo, muchos de nosotros necesitamos disponer de un botón de emergencias para presionar en caso de un asunto urgente, ya sea que se trate de un beeper o de un número telefónico que dispare una alarma en tu BlackBerry.

Es bueno que la gente que trabajan contigo sepan que siempre pueden ubicarte, en caso de emergencia. Para ello, puedes disponer de una línea para emergencias que esté disponible las 24 horas.
 

Disponible con frecuencia, no todo el tiempo

El secreto es que, al final de cuentas, la multifuncionalidad no es algo tan malo.

En cualquier caso, tengamos en cuenta que si quieres hacer todo por cuenta propia, sí será contraproducente; pero, ¿qué puede haber de malo en comunicarte con la oficina a intervalos espaciados en lugar de hacerlo reiteradamente?
 

Puedes llamar dos veces al día: una a mitad de la mañana y otra a media tarde o a primeras horas de la noche.

Si pregonas y practicas este ritmo de comunicación, muchos de tus colegas y contactos, se darán por enterados de tus patrones de disponibilidad.
 

Otra táctica es escribir en el calendario diario tus horarios de disponibilidad para recibir correo electrónico y mensajes de voz.

Siempre es recomendable planificar intervalos de 30 minutos entre las distintas entrevistas o reuniones para ocuparse de las comunicaciones internas.
 

Si es indispensable tener contacto con algunas personas sobre una base regular, entonces asiéntalo en tu agenda como si se tratara de otra entrevista, y respétala en forma rigurosa.

Así, puedes programar comunicaciones semanales para efectuar tus reportes. Cuando te encuentras en la ruta, lo mejor es hablar telefónicamente con tus contactos en horarios previamente establecidos.
 

El medio según el mensaje

Cuando te encuentras de viaje, el personal de la oficina podría preferir comunicarse contigo a través de mensajes escritos (mensajes de texto, e-mail, mensajería instantánea, etcétera).

No obstante, esta técnica no es la mejor cuando lo que se necesita es un feedback entre las partes, ya que la ineficiencia del texto para una conversación extendida puede volverse intolerable si te encuentras de viaje y trabajando durante más hora de las que tiene el día.
 

Lo importante es aplicar el medio según el mensaje. Y no debes dudar de cambiar de medio de comunicación si necesitas de una conversación más fluida.

Muchas veces, la gente pierden gran cantidad de tiempo enviando y recibiendo mensajes en lugar de hablar dos minutos por teléfono.
 

Una última cosa: lo último que necesitas mientras estás de viaje de negocios es tener que lidiar con una pelota de mensajes de texto y llamadas telefónicas irrelevantes.

En consecuencia, deberás combatir —y reprimir— cualquier uso inapropiado de las tecnologías de comunicacion.

En consecuencia, la próxima vez que el pesado de la oficina te envíe un mensaje diciendo que el perfume que compraste por Internet ha llegado a tu despacho, dile que bien te habrías enterado una vez que estuvieras de regreso.

No esperes que la suerte golpee a tu puerta y diga: “Tengo un trabajo para ofrecerte; uno que te hará sentir feliz y completo”. Tú puedes (y debes) organizar el futuro de tu carrera profesional. Este curso gratis de Planificación de tu Carrera Profesional te ayudará a lograrlo.

 

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