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Cómo escribir una carta formal de negocios

Una buena imagen es fundamental tanto si desea tener éxito al vender como al reclamar un producto o servicio. En este sentido, la carta que envíe podría jugar un papel muy importante. Consejos para redactarla

El formato de una carta comercial puede ser útil en una variedad de circunstancias, pero es especialmente importante para comunicarse formalmente con una compañía o corporación.

Escribiendo una carta de negocios

Escriba la carta en un procesador de textos. Las cartas formales no se deben escribir a mano.

Use un formato sencillo y estándar, de los más formales, en el que todas las oraciones comiencen desde el margen izquierdo.

Este formato se debe utilizar con membrete, no con una dirección de remitente en su lugar. Si no tiene membrete, puede encontrar una plantilla para membretes en la mayoría de los programas de procesamiento de texto.

Empiece escribiendo seis líneas por debajo del texto del membrete esto puede necesitar ser ajustado si su carta es larga).

Escoja su alineación: puede ser hacia la izquierda o justificada en ambos lados.

Escriba su nombre en la primera línea, alineada a la izquierda, seguida por su cargo y dirección comercial (saltee este paso si utiliza un membrete, pues el mismo ya incluirá esta información).

Salteé una línea y escriba la fecha. Si utiliza un membrete, la fecha estará en la primera línea.

Salteé dos líneas y escriba el nombre del destinatario, el cargo y la dirección, alineada a la izquierda. Utilice un título formal, tal como Sr., Sra. o Dr., porque se trata de una carta formal. Evita dirigirse al destinatario sólo por su primer nombre.

 

Siga con su saludo, otra vez utilizando el nombre formal: por ejemplo, "Estimado Sr. Pérez".

Preséntese en el primer párrafo, si el destinatario no lo ha visto recientemente. Los ejemplos: "Nos encontramos recientemente en una conferencia sobre plásticos reciclables", o "le vendí recientemente el quipo informático para su empresa".

Continúe con el cuerpo de la carta, indicando el propósito principal para escribirle. Esto puede ser desde trasladar una queja hasta finalizar un negocio, pasando por solicitar información sobre productos o servicios, entre muchas otras opciones. Sea tan conciso como le sea posible.

Saltee dos espacios y concluya la carta con "Sinceramente," "Gracias" o "Los mejores deseos," seguido por una coma.

Deje cuatro líneas en blanco para su firma, y entonces escriba su nombre y cargo. Una vez impresa la carta, firme la carta con un bolígrafo en ese espacio de cuatro líneas.

Algunas personas prefieren centrar la fecha y los saludos finales, en vez de alinearlos a la izquierda.

Intente mantener la carta en una página. Generalmente, una carta corta obtendrá una respuesta más rápida que una larga, donde se divague demasiado en lugar de ir al grano.

Corrija su puntuación, deletreo y gramática para tener un texto perfecto. Utilice la función de corrección de textos de su procesador, o recurra a alguien que le corrija la carta antes de enviarla.

Por último, tenga en cuenta que sin importar cuan enojado pueda estar, debe tratar de no mostrar su cólera en la carta, pues es mucho más probable que obtenga respuesta si se mantiene cortés.

 

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