Mi jefe no está, mi jefe se fue… 

La mayoría de nosotros deseamos no tener todos los días a nuestro jefe respirándonos en la nuca.

No obstante, si hablas con alguien cuyo jefe se encuentra todo el tiempo de viaje, podrás escuchar quejas relacionadas a llamadas de último momento —desde quién sabe donde— que implican cambios inmediatos, anticipos de las fechas límites, y tantas otras noticias inesperadas.

Mientras tanto, otros gerentes de menor talla dan rienda suelta a anhelos de liderazgo y se comportan como verdaderos tiranos con el resto de la oficina —ojalá no tengas tú uno de éstos—. 

Comunicación con tu jefe 

Mucho de los jefes que viajan suelen quejarse acerca de que nunca pueden comunicarse con sus asistentes cuando verdaderamente lo necesitan.

Los teléfonos celulares son de gran ayuda, pero muchas veces suelen estar apagados durante las reuniones o en las áreas de mala recepción.

Además, bien podrías estar hablando por teléfono o haberte ausentado de la oficina por algún motivo.

En cualquier caso, existen muchas formas de establecer un sistema de comunicación efectiva con tu jefe nómada. 

• Haz de las llamadas telefónicas de tu jefe una prioridad alertando a la recepcionista y a cualquier otra persona que conteste el teléfono que se te transmitan inmediatamente las llamadas de tu jefe si es que tú no atiendes.
• Si te pierdes una llamada de tu jefe, elabora un sistema para devolver la llamada entre 10 y 20 minutos después. Esto quiere decir que tu jefe deberá dejar un número al cual puedas devolverle la llamada dentro de los próximos 10 ó 20 minutos.
  
• Si este sistema falla, consíguete un teléfono celular para usar exclusivamente con tu jefe. Siempre tenlo contigo durante las horas laborales y no des el número a amigos o familiares. Este teléfono no puede dar ocupado. Será una línea abierta exclusiva para las llamadas de tu jefe.  

Ponle límites a tu jefe 

Tener a tu jefe fuera de la ciudad te da la oportunidad de ayudar a otros directores de la empresa. No obstante, no dejes que tu buena disposición se convierta en una trampa.

Muchos asistentes no establecen límites claros con los otros directores de la empresa y comienzan a hacerse cargo de tareas que no les corresponden.

A continuación, algunas reglas para cuando tu jefe está de viaje: 

• Sigue una agenda estricta. Esto incluye respetar el horario del coffe break del mismo modo que respetas las horas laborables y tus obligaciones.
• Prepárate para marcar una raya divisoria. Tu jefe no está allí para protegerte de esos compañeros agresivos que podrían intentar sacar provecho de esta situación de constante ausencia.

  Si alguien te pide que hagas algo, evalúa si esto te resulta provechoso y, en todos los casos, defiende tu tiempo. ¿Realizar esta tarea interferirá con las fechas límites de tus trabajos originales?

  ¿Te pondrá en riesgo de desatender cuestiones más importantes para ti y para tu jefe? ¿Te pondrá en riesgo de perder las llamadas que tu jefe pudiera realizar desde su destino?

  Si se trata de un pequeño favor, puedes pensarlo. No obstante, si es una petición fuera de lo común y sientes que no podrás hacerlo, simplemente alude que no tienes tiempo.

• Acepta órdenes para grandes proyectos sólo cuando éstas provengan de tu jefe. “Tu jefe me dijo que hicieras esto por mi…” Mmmm, ¿has escuchado esto alguna vez? Incluso cuando pudiera ser cierto, tu jefe deberá ser quien se encargue de decírtelo.

  Si permites que tu jefe autorice a otros a impartirte órdenes, entonces la confusión comenzará a reinar, las fechas límite caerán unas sobre otras, y ya nunca más sabrás quién está a cargo.

• Monitorea tu propia conducta. Sin alguien que te esté mirando todos los días, es fácil dejar de usar tu tiempo en forma astuta. Estudia tu conducta, ya que actuar en forma profesional será fundamental para ser percibido como un trabajador serio y sacrificado.

  ¿Sacas provecho de la ausencia de tu jefe para tomarte el doble de tiempo para almorzar? ¿Te la pasarías hablando con tus compañeros de trabajo si tu jefe estuviera allí?

  Lleva un registro de cómo pasas tu día laboral y estúdialo con tranquilidad en casa. Si estás haciendo las cosas bien, felicitaciones.  

Si tu jefe se encuentra de viaje, dependerá de ti manejar las cosas (al menos las de tu jefe de sección). Hazte cargo del trabajo y asegúrate de mantener siempre abiertas las líneas de comunicación con tu superior.

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