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Ceremonial y protocolo de negocios en Asia

¿Piensas viajar y hacer negocios con países asiáticos? Será mejor que primero leas nuestra guía de ceremonial y protocolo de negocios en Asia...

En este mundo agitado, nunca sabes cuando tu día podría incluir una videoconferencia con Taipei y Tokio, el intercambio de e-mails con Bangkok y Beijing, y el envío de correspondencia comercial con Filipinas y Japón. A la hora de manejar los negocios con tus clientes del Lejano  Oriente, necesitarás evitar esos errores comunes y casi naturales que con frecuencia surgen con los intercambios entre culturas diferentes.

Aparte del sentido común de usar tus buenos modales, poner en práctica los siguientes tips específicos del protocolo de negocios asiático será un paso acertado en dirección al éxito profesional.

¿Cómo causar una buena impresión?

· Dirígete a las personas en forma correcta

Nunca asumas que puedes usar la informalidad de dirigirte a las personas por su primer nombre hasta que se te indique que puedes hacerlo. En cambio, apégate el título formal de “Señor” o “Señora”.

En Japón, es habitual decir “Señor” y agregar “san” al apellido de tu cliente a modo de título de honor, pero no lo uses al referirte a uno de tus propios colegas o un miembro de tu familia, ya que esto es visto como elevarlos a un nivel inapropiado.

En Tailandia, utiliza la palabra “Khun” en lugar de “Señor”. Los apellidos chinos son la primera palabra en lo que es generalmente, una serie de tres nombres. Si tienes dudas, pregunta.

Los birmanos usan su nombre entero y será respetuoso de tu parte hacer lo mismo. Resiste cualquier tentación de abreviar los nombres o lo que es mucho peor, crear apodos.

Presenta tu tarjeta de negocios

Usa ambas manos al ofrecer tu tarjeta de negocios a un cliente de Asia, y haz lo mismo al recibir las que te entreguen.

Tómate un momento o dos para examinar la tarjeta, reconocerla, y luego ubícala en la mesa frente a ti o en un tarjetero comercial. Nunca vayas a colocar la tarjeta en el bolsillo trasero del pantalón ni escribas sobre ella —al hacerlo, podrías ofender seriamente a tu cliente—.

Si estás negociando en gran cantidad con un país en particular, considera imprimir tu tarjeta de presentación en dos idiomas: tu idioma de origen y el del país con el cual haces negocios.

· Sé puntual

Estar siempre a tiempo en tus reuniones y entrevistas es una muestra de respeto. Dado que el ritmo de los negocios es diferente en Asia, otorga a cada entrevista una gran cantidad de tiempo y procura dejar un lapso largo entre una y otra.

En India y especialmente en las Filipinas, intenta no cargar tu agenda en exceso. Las demoras son frecuentes en estos lugares, pero, en cualquier caso, lo peor que puedes hacer es agravarlas.

· Apretón de manos y reverencia

El apretón de manos es una costumbre occidental que es muy común a la hora de hacer negocios en Asia.

En consecuencia, cuando alguien te extienda su mano, apriétala inmediatamente —no demasiado firme, no por mucho tiempo, y sin sacudir demasiado—.

Recuerda que las mujeres musulmanas no pueden darse la mano con hombres. En Japón, asiente con la cabeza respetuosamente mientras se suceda el apretón de manos, pero no realices reverencia alguna a no ser que alguien te haya instruido al respecto específicamente. La gente en Filipinas es especialmente sociable y abierta en cuanto a los apretones de manos.

· Modera tus gestos

Nunca hables con las manos en los bolsillos. La señal de “OK”, tan típica en occidente, significa “dinero” en Japón. Nunca señales con el dedo en Camboya —ni en ninguna otra parte, por las dudas—.

Cuando tengas dudas, evita completamente la gesticulación. Y a la hora de pasar cosas u objetos, nunca lo hagas con la mano izquierda, ya que se la considera sucia en muchas culturas.

· Cuida el lenguaje corporal

Los Budistas consideran ofensivos a los pies, así que cuida la posición de los mismos al cruzar las piernas. En este sentido, procura que tus pies no queden apuntando a alguien en forma prominente.

Por otra parte, nunca toques la cabeza de una persona tailandesa, camboyana, o vietnamita —ni siquiera vayas a tocarle el pelo de un niño pequeño—, ya que se lo considera una grandísima falta de respeto.

· Comunicación escrita

Elimina la jerga y la informalidad excesiva en el correo electrónico. Relee tus mensajes y cartas antes de enviarlas para asegurarte que el mensaje y el tono sean claros.

En Asia, los estilos de correspondencia son diferentes a los nuestros. Las cartas largas son vistas con buenos ojos. Luego de cualquier reunión o entrevista, envía una carta agradeciendo a la persona y confirmando los puntos discutidos y las decisiones tomadas.

Vístete en forma adecuada

· Adáptate

Lo importante aquí será evitar un insulto sin intensión. En consecuencia, vístete con tu traje de negocios para todas las reuniones y conferencias. Asimismo, mantente atento al clima.

En India y en las Filipinas, el clima es muy caluroso, así que asegúrate de llevar algún traje liviano. A la hora de asistir a eventos sociales, consulta sobre el atuendo adecuado.

Puede que los jeans no sean una opción aceptable si el código de vestimenta es casual. Reconoce y honra las prácticas locales, y todos se sentirán contentos contigo.

· Sácate los zapatos

En lo referente a ceremonial y protocolo de negocios en Asia, en muchos países de este continente, este punto es importantísimo.

Es de esperarse que te quites los zapatos antes de entrar a determinados edificios, restaurantes, o habitaciones.

En consecuencia, es importante que antes de comenzar tu viaje, compres nuevos soquetes y siempre lleves un par extra contigo. No será bueno para tu reputación andar con calcetines manchados o agujereados.

After-hours

· Cuando te digan que cantes, canta

Si te llevan a un Karaoke en Japón, Taiwán o China, y te solicitan que cantes una canción, el protocolo adecuado es hacer tu mejor esfuerzo vocal, incluso cuando sepas que nunca nadie ha disfrutado del escucharte cantar.

Ten cuidado con las premiaciones especiales. En una comida, será un honor que te conviden la cabeza del pescado. Rehusarte podría ofender a tu anfitrión. Muéstrate amable, acepta el tributo, y prueba el manjar. Cuando ya no estén todos observándote, podrás hacer lo que quieras con el platillo.

· Beber en forma adecuada

Nunca ordenes un trago en el almuerzo a no ser que todos los demás lo hagan. Para evitar problemas, imita el comportamiento de tu anfitrión.

Los musulmanes no beben y, en ciertos países, el licor no tiene espacio durante la jornada laboral. En cuanto a los after hours, la historia es diferente.

Beber en cantidad después del trabajo puede ser una forma rutinaria de aliviar el estrés en lugares como Corea y Hong Kong, pero recuerda que debes limitar tu ingesta.

Seguramente no querrás que una borrachera en el lugar equivocado tenga un impacto negativo sobre tu carrera y finalmente, en la cena, muéstrate bien dispuesto si tu anfitrión te ofrece una tostada.

· El pago de la factura

En la mayoría de los países, en un ámbito de negocios, quienquiera que haya hecho la invitación oficiará de anfitrión y en consecuencia, se hará cargo de la factura.

Recuerda siempre agradecer al anfitrión por el restaurante elegido y nunca asumas que tu esposa o novia ha sido incluida en la invitación.

Asegúrate de mencionar con anterioridad a que te formulen la invitación que ella se encuentra viajando contigo. Desde luego, no querrás que tus asociados o clientes se sientan incomodados por su presencia inesperada.

· Ábrete a los nuevos sabores

A no ser que tengas algunas alergias graves a ciertos alimentos, prueba la cocina local. Pregunta a tu anfitrión acerca de recomendaciones y descripciones de los alimentos.

Por otra parte, nunca dejes tus palillos sobresaliendo del bowl de arroz. Ten en cuenta que es posible que se produzcan bendiciones de los alimentos antes y después de las comidas, así que no te apresures en comer hasta que estés seguro de que puedes hacerlo.

Sé considerado

· Nunca incomodes a los demás 

Es de gran importancia que alcances a marcar una gran diferencia entre los conceptos de dar respeto y faltar el respeto.

En este sentido, nunca hagas nada que pueda hacer sentir vergüenza o desprecio a un asiático. Cuando sea absolutamente necesario corregir a alguien, lo harás en privado, con discreción y buenos modales y asume parte de la culpa ante los errores:

 “Lo siento, Tanaka-san, debo haberte explicado mal las cosas. De todas formas aprecio tu dedicación, seguramente debí haber incluido más información en mi reporte”.

Este abordaje permite a la otra persona cambiar de actitud o reparar determinada acción y al mismo tiempo mantener intacta su dignidad. Nunca te pongas en una situación incómoda, y menos deberás hacerlo con tus clientes o asociados comerciales.

· Crea vínculos

En India, establecer una relación es un requisito previo a cualquier encuentro o entrevista. En otras partes de Asia, tu solicitud inicial para una entrevista deberá ser seguida de una carta explicando en detalle las cuestiones a discutirse.

Para los chinos, la red de trabajo (o guangxi) es de vital importancia. En todas partes de Asia, construye una relación antes de intentar negociar un acuerdo comercial.

· Sé claro en tus solicitudes

Ya sea una cuestión idiomática o un deseo sincero de ser respetuoso o complaciente, no tardarás en descubrir que los asiáticos suelen ser muy literales.

En este sentido, revisa que las especificaciones de tu producto sean muy claras para tus compradores y para evitar confusiones innecesarias, asigna a una persona para ofrecer directivas consistentes o aprobar cambios en los diseños.

Si tu contacto habitual no estará disponible, no solicites encontrarte con “alguien en tu nivel”, o podrías encontrarte con alguien que trabaja en el mismo piso pero que no tiene el mismo nivel de conocimientos ni el poder necesario para asistirte.

· Expande tus conocimientos

Prepárate con anticipación. No es común que te envíen a Asia en viaje de negocios sin avisarte con algo de antelación, así que aprovecha este tiempo para estudiar un buen libro guía.

Como regla general, los asiáticos aman y se enorgullecen al mostrar sus países. Muestra interés, formula preguntas, y experimenta las posibilidades de las nuevas culturas.

· Compra los regalos correctos

Realiza una investigación anticipada para determinar qué tipo de regalo es apropiado —si es que es adecuado llevar regalos—. Olvídate de cualquier cosa hecha de piel de cerdo en los países musulmanes.

En China, evita hacer regalos que vengan en conjuntos de cuatro (por ejemplo, un set de cosméticos con cuatro productos), ya que este número representa la muerte en dicha cultura.

En Indonesia, es inapropiado llevar un regalo en tu primera entrevista, mientras que la mayoría de las compañías japonesas apreciarán un regalo que todos puedan apreciar en la oficina, como ser una caja de chocolates.

· Pide disculpas cuando sea necesario (y atinado)

Si existe la posibilidad de haber ofendido a alguien, pide disculpas. No hacerlo dañará tu profesión mucho más que el pedido de disculpas a tu ego.

Y recuerda: tu sentido del humor no deberá ir más allá de los límites culturales. Deja las bromas en casa si no quieres tener que disculparte por posibles ofensas.

· Ten tacto y diplomacia

Procura estar siempre atento a los sentimientos de las otras personas, cualesquiera sean la situación, el país, o la cultura. Nunca asumas que alguien no ha comprendido algo y nunca, jamás, hables en voz alta para compensar la barrera lingüística. El inglés puede ser su segundo idioma, pero ellos no están sordos.

Ser honesto no tiene nada que ver con no tener tacto. Piensa antes de hablar si quieres evitar situaciones incómodas. Nunca critiques y nunca discutas acerca del divorcio, muerte, o política.

La letra chica

Es difícil marcar las diferencias culturales sin perpetuar los estereotipos. Lo que acabas de leer es una guía pensada para ayudarte a estar al tanto de las posibles variaciones que una persona occidental puede encontrar al desplazarse hacia el este en un viaje de negocios.

Recuerda ser flexible en todo lo que hagas. Eres un visitante y debes permanecer abierto a todas las nuevas experiencias de aprendizaje.

Busca sacar esa luz de ventaja a tus competidores estando al tanto de las diferencias culturales y mostrando respeto por tus clientes y asociados en todo momento.

Al desarrollar fuertes lazos profesionales con Asia y al mostrar una mayor predisposición hacia los viajes laborales, conseguirás desarrollar tu imagen y proyectar tu carrera.

Ahora que sabes de ceremonial y protocolo de negocios en Asia, estas preparado para causar una buena impresión en este continente.

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